Navigation :

Werkpakketten

Inhoud

Naast de opties om werkpakketten handmatig toe te voegen in het webportaal of te importeren via een webservice is het ook mogelijk om werkpakketten handmatig toe te voegen via een Excel importbestand (.xlsx). Dit is met name handig als het om een groot aantal werkpakketten gaat dat aan een project toegevoegd moet worden. U gebruikt het bestand om zowel de inhoud als de structuur te definiëren.

Tips

Lees de notities die toegevoegd zijn aan de kolommen in rij 1 in het importbestand en volg deze op. Deze helpen u bij het correct invullen.
Als het de bedoeling is om de boom up-to-date te houden via het importbestand, dan wilt u niet dat de boom in het project gewijzigd kan worden. Als dit namelijk wel gebeurt, dan ontstaan er twee versies van de boom. Dit maakt toekomstige updates via het importbestand foutgevoeliger. Voorkom wijzigingen in het project door in Configuratie > Gebruikersinterface de inhoud en structuur van de werkpakkettenboom op niet aanpasbaar te zetten.

Belangrijk om te weten

Een import van werkpakketten bouwt de gehele boom opnieuw op. Om de inhoud en structuur van de boom te bewaren in het geval van een update via het importbestand is het van belang dat u zorgt dat alle werkpakketten, dus ook de reeds bestaande, in de import zitten. Werkpakketten die niet in de import zitten, zullen op hoofdniveau van de boom geplaatst worden. Deze worden dus niet verwijderd, maar verliezen wel hun structuur. De structuur kan weer hersteld worden met een nieuwe update, maar dit zal onnodig zijn wanneer u hier rekening mee houdt.

Validaties

In kolom Q worden de validaties getoond die uitgevoerd worden tijdens het invullen. Ook deze helpen u bij het correct invullen. Het is de bedoeling dat alle validaties op groen staan en er nergens meer een rood gekleurde cel te bekennen is op het moment dat u klaar bent met het vullen van het document. Hier volgt een toelichting op de validaties:

Validatie	Toelichting
ForeignIDType equality	Controleert of het gebruikte ForeignIDType in elke regel hetzelfde is.
Valid status	Controleert voor elke rij waarvoor geldt IsWorkpackage = TRUE of er een status geselecteerd is in kolom A. Extra: Als er voor een rij een status geselecteerd is, maar voor deze rij geldt IsWorkpackage = FALSE, dan kleurt de betreffende cel in kolom A rood.
Required fields filled in	Controleert voor elke rij of de kolommen B, C, F, G en H ingevuld zijn. Deze zijn altijd verplicht.
Parents are valid	Controleert of er een correcte structuur wordt aangehouden. Alleen een werkpakketcategorie (IsWorkpackage = FALSE) kan voorzien worden van een onderliggend(e) werkpakket en/of categorie.
Unique ForeignWorkpackageId	Controleert of elke rij een unieke ForeignWorkpackageID heeft.
Unique Code	Controleert of elke rij een unieke Code heeft. (Houdt het eenvoudig en pas toe wat de notitie in cel D1 aangeeft: zorg dat de waarde gelijk is aan het ForeignWorkpackageID.)
IsWorkpackage conditional columns filled	Controleert 2 aspecten betreffende de optionele velden I t/m O. (1) Als voor een rij geldt IsWorkpackage = TRUE, dan dient er een startdatum ingevuld te zijn. (2) Als voor een rij geldt IsWorkpackage = FALSE, dan dienen deze velden leeg te zijn. M.b.t. de 2e validatie geldt een uitzondering voor kolom J Startdate: deze validatie vindt plaats in de kolom zelf. Een cel kleurt rood als er een datum ingevuld is.

Wat u zelf dient te valideren

Er zijn een aantal aspecten die niet automatisch gevalideerd worden, maar wel als resultaat hebben dat de import mislukt als ze niet correct opgenomen zijn in het importbestand. We vragen u hier alert op te zijn.

Statuswijzigingen

Uiteraard is het mogelijk om werkpakketstatussen aan te passen. De wijzigingen die in het webportaal mogelijk zijn gelden ook voor het importbestand. Hier volgt een overzicht van wijzigingen die toegestaan zijn:

concept	definitive	inexecution	inactive
concept > definitive	definitive > inexecution	inexecution > inactive	inactive > inexecution
concept > inexecution	definitive > cancelled	-	-

De benaming van een paar statussen in het importbestand wijkt af van de benaming in het webportaal. Onderstaand overzichtje laat zien met welke statussen ze corresponderen in het webportaal:

importbestand	webportaal
concept	NL: CONCEPT / EN: CONCEPT
definitive	NL: ACTIEF / EN: ACTIVE
inexecution	NL: IN UITVOERING / EN: IN EXECUTION
inactive	NL: AFGEROND / EN: FINISHED
cancelled	NL: GEANNULEERD / EN: CANCELLED

Werkpakketcategorieën die naar elkaar verwijzen

Voorbeeld: de parent van werkpakketcategorie B is werkpakketcategorie A en de parent van werkpakketcategorie A is werkpakketcategorie B. Dit is uiteraard geen geldige structuur.
Tussenliggende rijen die leeg zijn

Er dienen geen tussenliggende rijen te zijn die leeg zijn. Lege rijen onder de laatst ingevulde rij kunnen blijven staan.

Importbestand

Om via het importbestand werkpakketten te importeren voert u de volgende stappen uit:

Download het importbestand.
Vul het document.
Controleer de inhoud op juistheid door o.a. de bovenstaande validaties na te lopen.
Sla het importbestand op.

Het importbestand mailt u naar support . Geef hierbij aan om welke klantomgeving het gaat, wat de projectnaam is en wat het UUID van het project is (zie plaatje voor voorbeeld). Wij zorgen ervoor dat het bestand geïmporteerd wordt.

Project UUID

Een import blijft uw eigen verantwoordelijkheid. Controleer het bestand daarom altijd goed voordat u het opstuurt! Wij controleren het importbestand ook, maar we hebben geen zicht op de juistheid van de inhoud.