Navigation :

Werkpakketten

Inhoud

Werkpakketten kunnen op verschillende manieren toegevoegd worden aan projecten in Gappless:

Handmatig: Maak zelf werkpakketten aan in de werkpakkettenboom. Deze manier verdient de voorkeur als het om een relatief klein aantal werkpakketten gaat en er geen sprake is van een integratie met een extern systeem.
Projectduplicatie: Dupliceer een bestaand project om de werkpakkettenboom daarvan te gebruiken in een nieuw project.
Webservices: Deze manier maakt het mogelijk om een werkpakkettenboom die beheerd wordt in een extern systeem, zoals Relatics, in Gappless te gebruiken.
Handmatig via een Excel-bestand (.xlsx): Vul een Excel-bestand met werkpakketten die wij vervolgens importeren. Gaat het om een groot aantal werkpakketten en zijn bovenstaande opties niet van toepassing? Voeg ze dan toe met behulp van dit importbestand. U gebruikt het bestand om zowel de inhoud als de structuur van de werkpakkettenboom te definiëren.

In dit artikel wordt het importeren van werkpakketten via het Excel-bestand verder toegelicht.

Tips

Lees de notities die toegevoegd zijn aan de kolommen in rij 1 in het importbestand en volg deze op. Deze helpen u bij het correct invullen.
Houdt u de boom up-to-date via het importbestand? Zet dan in het project de inhoud en structuur van de werkpakkettenboom op niet aanpasbaar via Configuratie > Gebruikersinterface. Dit voorkomt handmatige aanpassingen in de boom. Tussentijdse wijzigingen in het project zorgen namelijk voor een nieuwe versie die niet meer overeenkomt met het importbestand, waardoor een vervolgimport kan mislukken.

Belangrijk om te weten

Een import bouwt de gehele werkpakkettenboom opnieuw op. Wilt u bij een vervolgimport de huidige inhoud en structuur behouden? Zorg er dan voor dat alle werkpakketten en categorieën – dus ook de bestaande – in het importbestand staan. Werkpakketten die ontbreken in het bestand worden namelijk verplaatst naar het hoofdniveau. Ze worden niet verwijderd, maar verliezen wel hun plek in de structuur. U kunt dit later herstellen met een nieuwe update, maar u voorkomt dit extra werk door vooraf te controleren of het bestand compleet is.
Het importbestand is alleen bedoeld om een werkpakkettenboom te importeren. Het toevoegen van projectonderdelen aan werkpakketten doet u naderhand in het project.

Controles

In het importbestand zitten een aantal automatische controles ingebouwd in de kolom Checks (Q). Deze helpen u om fouten te ontdekken voordat u het bestand naar Support mailt. Het is de bedoeling dat alle controles op groen staan en er nergens meer een rood gekleurde cel te bekennen is op het moment dat u klaar bent met het vullen van het importbestand. Hier volgt een toelichting op de controles:

Validatie	Toelichting
ForeignIDType equality	Controleert of het gebruikte ForeignIDType in elke regel hetzelfde is.
Valid status	Controleert voor elke rij waarvoor geldt IsWorkpackage = TRUE of er een status geselecteerd is in kolom A. Extra: Als er voor een rij een status geselecteerd is, maar voor deze rij geldt IsWorkpackage = FALSE, dan kleurt de betreffende cel in kolom A rood.
Required fields filled in	Controleert voor elke rij of de kolommen B, C, F, G en H ingevuld zijn. Deze zijn altijd verplicht.
Parents are valid	Controleert of er een correcte structuur wordt aangehouden. Alleen een werkpakketcategorie (IsWorkpackage = FALSE) kan voorzien worden van een onderliggend(e) werkpakket en/of categorie.
Unique ForeignWorkpackageId	Controleert of elke rij een unieke ForeignWorkpackageID heeft.
Unique Code	Controleert of elke rij een unieke Code heeft. (Houdt het eenvoudig en pas toe wat de notitie in cel D1 aangeeft: zorg dat de waarde gelijk is aan het ForeignWorkpackageID.)
IsWorkpackage conditional columns filled	Controleert 2 aspecten betreffende de optionele velden I t/m O. (1) Als voor een rij geldt IsWorkpackage = TRUE, dan dient er een startdatum ingevuld te zijn. (2) Als voor een rij geldt IsWorkpackage = FALSE, dan dienen deze velden leeg te zijn. M.b.t. de 2e validatie geldt een uitzondering voor kolom J Startdate: deze validatie vindt plaats in de kolom zelf. Een cel kleurt rood als er een datum ingevuld is.

Wat u zelf dient te controleren

Er zijn een aantal aspecten die niet automatisch gecontroleerd worden, maar wel als resultaat hebben dat de import mislukt als ze niet correct opgenomen zijn in het importbestand. We vragen u hier alert op te zijn.

Statuswijzigingen

In kolom A vult u de status van een werkpakket in. Let erop dat de namen in het importbestand net iets anders zijn dan in het webportaal. U mag een status alleen volgens de onderstaande regels wijzigen:

Status in importbestand	Status in webportaal	Toegestane wijziging
concept	CONCEPT	concept > definitive of inexecution
definitive	ACTIEF	definitive > inexecution of cancelled
inexecution	IN UITVOERING	inexecution > inactive
inactive	INACTIEF	inactive > inexecution
cancelled	GEANNULEERD

Werkpakketcategorieën die naar elkaar verwijzen

Voorbeeld: de moeder van werkpakketcategorie B is werkpakketcategorie A en de moeder van werkpakketcategorie A is werkpakketcategorie B. Dit is uiteraard geen geldige structuur.
Lege rijen

Er dienen geen tussenliggende rijen in het bestand voor te komen die leeg zijn. Lege rijen onder de laatst ingevulde rij kunnen blijven staan.

Importeren

Om via het Excel-bestand werkpakketten te importeren voert u de volgende stappen uit:

Download het importbestand.
Voeg werkpakketten toe.
Controleer de inhoud op juistheid door o.a. de bovenstaande controles na te lopen.
Sla het importbestand op.

Het bestand mailt u naar Support . Geef hierbij aan om welke klantomgeving het gaat, wat de projectnaam is en wat het UUID van het project is (zie plaatje voor voorbeeld). Wij zorgen ervoor dat het bestand geïmporteerd wordt.

Project UUID

Een import blijft uw eigen verantwoordelijkheid. Controleer het bestand daarom altijd goed voordat u het opstuurt. Wij controleren hem ook, maar we hebben geen zicht op de juistheid van de inhoud.