Projectactiviteiten

Inhoud

Projectactiviteit in boom	Bedrijfsactiviteit in boom	Tabeloverzicht

In de Projectactiviteitenboom beheert u de activiteiten die uitgevoerd worden op een project. Aan elke activiteit hangt een touchform. Deze touchforms worden ook hier beheerd. De weergave is een boomstructuur welke handig is voor het opstellen van relaties tussen activiteiten. Er kunnen verschillende niveaus aangebracht worden in de boom door het aanmaken van categorieën. Daarnaast worden de activiteiten in een tabeloverzicht weergegeven.

Voor meer informatie over het aanmaken van projectactiviteiten gaat u naar het artikel Aan de slag > Project inrichten > Projectactiviteiten aanmaken.

Detailoverzicht

Klik op een activiteit om het detailoverzicht te openen en de gegevens van de activiteit te bekijken of te bewerken. Het detailoverzicht bestaat uit een aantal tabs. De status, het ID en de naam van de activiteit worden erboven getoond, alsook de knop om een activiteit te activeren.

Het Activiteit ID (PABS) is een uniek identificatienummer dat een activiteit automatisch krijgt op het moment dat het toegevoegd wordt aan de activiteitenboom. Hierbij maakt het niet uit of de activiteit nieuw aangemaakt is of als bedrijfsactiviteit toegevoegd is. Het wordt gebruikt om een activiteit te herleiden in het webportaal en in verschillende exports. Het ID kan niet gewijzigd worden.

Algemeen

In de tab Algemeen worden een tweetal elementen weergegeven: de details van een activiteit en de onderliggende touchforms (zie volgende artikel).

Naam

De naam van de activiteit. Dit veld is verplicht. Voor het wijzigen van de naam van een projectactiviteit gelden de volgende voorwaarden:

• De naam kan wel gewijzigd worden als de activiteit aangemaakt is in een project. (De tab Algemeen ziet eruit zoals op het linkerplaatje.)
• De naam kan wel gewijzigd worden als het een activiteit is die zwak gekoppeld is aan een bedrijfsactiviteit.
• De naam kan niet gewijzigd worden als het een activiteit is die sterk gekoppeld is aan een bedrijfsactiviteit. In dit geval kan de naam alleen op bedrijfsniveau gewijzigd worden. (De tab Algemeen ziet eruit zoals op het middelste plaatje.)

Omschrijving

Voeg in dit veld relevante informatie toe dat gerelateerd is aan de activiteit. Voor dit veld gelden dezelfde voorwaarden als die voor de naam van een activiteit.

Projectspecifieke omschrijving

In dit veld kunt u projectspecifieke informatie toevoegen aan een bedrijfsactiviteit. Dit veld wordt dan ook alleen getoond in het geval van een dergelijke activiteit (vergelijk plaatje links en midden).

Werkpakketten

De tab Werkpakketten geeft u een overzicht van de werkpakketten waar een activiteit aan toegevoegd is. Deze lijst kunt u exporteren naar Excel door op Naar Excel exporteren te klikken.

Registraties

Deze tab toont alle registraties die gemaakt zijn van de betreffende activiteit in het project. De lijst is niet beperkt tot de registraties van bijvoorbeeld één werkpakket of de status van een registratie.

U kunt een registratie bekijken door een registratie te selecteren en op Openen te klikken. Een geopende registratie kan eventueel direct gecontroleerd worden. Hiervoor dient u wel over de rol Projectlid te beschikken. Hiernaast heeft u de mogelijkheid om registraties te exporteren.

Het scherm heeft een zoekveld en de kolommen hebben filteropties, zodat u eenvoudig registraties kunt vinden in de lijst. Het overzicht van registraties, zoals getoond in het grid, kan naar Excel geëxporteerd worden door op Naar Excel exporteren te klikken.

Rapportage-template

Deze tab is zichtbaar als Rapportage-templates geactiveerd is voor uw Gappless omgeving. U kunt hier een template selecteren voor de betreffende projectactiviteit. Alle PDF en Word exports van registraties van deze activiteit zullen worden gegenereerd volgens de opmaak van dit template.

Let op! Er zijn meerdere locaties in het webportaal waar templates geselecteerd kunnen worden. Deze locaties zijn hiërarchisch gestructureerd.

Bedrijfsactiviteiten

Naast de knoppen Nieuw en Nieuwe categorie staat de knop Bedrijfsactiviteit toevoegen. Hiermee is het mogelijk om de activiteitenboom op bedrijfsniveau in z’n geheel of gedeeltelijk toe te voegen aan een project.

Voor meer informatie over het toevoegen van bedrijfsactiviteiten gaat u naar het artikel Aan de slag > Project inrichten > Projectactiviteiten aanmaken.

Koppeling

Een bedrijfsactiviteit die toegevoegd wordt aan een project heeft een sterke koppeling met de activiteit op bedrijfsniveau. Dit houdt in dat wijzigingen aan de bedrijfsactiviteit direct automatisch doorgevoerd worden in alle projecten waar de activiteit aan toegevoegd is.

Ontkoppelen

Het is mogelijk om een activiteit die sterk gekoppeld is te ontkoppelen van de activiteit op bedrijfsniveau, zodat de activiteit en het onderliggende touchform te bewerken zijn in een project en zo projectspecifiek gemaakt kunnen worden. U ontkoppelt een activiteit door in de sectie Relatiestatus op Ontkoppelen te klikken. Na de ontkoppeling wordt weergegeven dat de activiteit zwak gekoppeld, oftewel ontkoppeld is.

Let op! Een activiteit die ontkoppeld is kan niet meer opnieuw gekoppeld worden aan de betreffende bedrijfsactiviteit. De bedrijfsactiviteit kan wel als een nieuwe activiteit toegevoegd worden aan het project via de knop Bedrijfsactiviteit toevoegen.

Activiteiten delen

Gappless biedt de mogelijkheid om activiteiten met onderliggende touchforms te kopiëren naar een andere klantomgeving. Klik hier om te lezen hoe dit werkt.