Touchforms

Inhoud

Touchforms (digitale registratieformulieren) worden in de activiteitenboom gekoppeld aan activiteiten.

Voor meer informatie over hoe een touchform gemaakt en toegevoegd wordt aan een activiteit gaat u naar het artikel Aan de slag > Project inrichten > Touchforms aanmaken.

Detailoverzicht

Klik op een activiteit om het detailoverzicht te openen. In de tab Algemeen ziet u de sectie Touchforms. Dit is de locatie waar voor elke activiteit de touchforms beheerd worden.

Het Touchform ID (PTF) is een uniek identificatienummer dat een touchform automatisch krijgt op het moment dat het aangemaakt wordt. Middels het ID kan een registratie herleid worden naar het touchform dat hiervoor gebruikt is, zoals in de inbox (kolom Touchform ID). Het ID komt ook terug in verschillende exports. Het ID kan niet gewijzigd worden.

Touchformbeheer

Er wordt een balk met meerdere knoppen weergegeven. De werking van deze knoppen wordt hieronder beschreven.

Nieuw

Op projectniveau heeft u de mogelijkheid om op verschillende manieren een touchform toe te voegen aan een activiteit. Als u op Nieuw klikt, dan ziet u in een nieuw venster de volgende opties:

• Bestaand touchform
  Met deze optie maakt u een nieuw touchform maken op basis van een reeds bestaand touchform. Dit is handig wanneer u slechts een paar kleine aanpassingen wilt doen, omdat bijvoorbeeld

  • het touchform van de ene activiteit maar op een paar punten verschilt van de andere.
  • blijkt dat met het touchform dat in gebruik is de uitvoering van de activiteit niet voor 100% vastgelegd kan worden.

• Nieuw touchform
  Met deze optie maakt u een geheel nieuw touchform. U begint in een lege editor.

• Touchform van ander project
  Als u een touchform wilt gebruiken uit een ander project, dan klikt u op deze knop. U selecteert het project waaruit u een touchform wilt kopiëren en vervolgens selecteert u het betreffende touchform. U kunt alleen touchforms kopiëren vanuit projecten waar u als projectconfigurator lid van bent.

Om onderscheid te maken tussen verschillende versies van een touchform kunt u ze een versienummer geven.

Openen

Als u de inhoud van een touchform wilt bekijken of bewerken, dan klikt u op Openen. Het touchform opent in de editor. Zolang het touchform de status Concept heeft, kunt u het bewerken. Is de status Definitief, dan opent het touchform in read-only.

Publiceren

Om een touchform in gebruik te nemen dient u het touchform te publiceren. Na publicatie kan de activiteit met het onderliggende touchform toegevoegd worden aan werkpakketten.

Let op! Er kan geen touchform gepubliceerd worden als de activiteit een koppeling heeft met een bedrijfsactiviteit.

Versiebeheer

Het is mogelijk om een actief touchform te vervangen door een nieuw exemplaar (zie kopje Nieuw voor de opties). Zodra deze gereed is voor publicatie klikt u op Publiceren en kiest u een startdatum. Wanneer u een nieuwe versie in kunt laten gaan ziet u in de tabel:

Zodra de nieuwe versie voorzien is van een startdatum zal de huidige versie automatisch een einddatum krijgen. In de tabel ziet u wanneer de huidige versie zal verlopen:

Einddatum aanpassen

Als een activiteit niet langer uitgevoerd wordt, dan is het raadzaam om het touchform te voorzien van een einddatum. Dit doet u als volgt:

1. Selecteer het touchform en klik op Einddatum aanpassen.
2. Klik op het veld Einddatum en selecteer de gewenste einddatum.
3. Klik op Opslaan om te bevestigen.

Op de einddatum verloopt het touchform en zal de publicatiestatus van het touchform aangepast worden van Actief naar Inactief. Omdat de activiteit nu geen actief touchform meer heeft, wordt de synchronisatie van de activiteit naar de app gestopt. Een app-gebruiker kan de activiteit niet meer selecteren.
Het kan echter voorkomen dat er nog een registratie van de activiteit openstaat en dat deze nog ingestuurd moet worden door de app-gebruiker. In dit geval treedt Lifecycle in werking. Dit mechanisme zorgt ervoor dat de registratie niet zomaar verwijderd wordt van het werkblad en de app-gebruiker nog de gelegenheid heeft om de registratie af te maken en in te sturen.

Een einddatum kan aangepast worden zolang de datum nog niet bereikt is:

1. Selecteer het touchform.
2. Klik op Einddatum aanpassen.
3. Klik op het veld Einddatum en selecteer een andere datum.
4. Klik op Opslaan om te bevestigen.

Ook in het geval dat er een nieuwe versie van een touchform gepubliceerd is met een startdatum in de toekomst kan de einddatum van de huidige versie aangepast worden. Automatisch krijgt de huidige versie een einddatum die aansluit op de startdatum van de nieuwe versie (zie kopje Versiebeheer), maar deze kan dus vervroegd worden. De aanpassing is niet van invloed op de startdatum van de nieuwe versie.

De einddatum van een touchform kan ook verwijderd worden, mits deze in de toekomst ligt:

1. Selecteer het touchform.
2. Klik op Einddatum aanpassen.
3. Klik op Leeg de einddatum.
4. Klik op Ja om te bevestigen.

De einddatum kan niet verwijderd worden wanneer er een nieuwe versie van een touchform gepubliceerd is met een startdatum in de toekomst.

Lifecycle

Lifecycle zorgt ervoor dat een app-gebruiker zonder problemen kan blijven werken wanneer een activiteit geüpdatet is met een nieuwe versie van het gekoppelde touchform. Hieronder wordt getoond hoe dit in de app afgehandeld wordt.

Verwijderen

U verwijdert een touchform door een touchform te selecteren, op Verwijderen te klikken en vervolgens op Verwijderen om te bevestigen.
Alleen een touchform met de status Concept kan verwijderd worden.

Voorbeeld touchform

Als u een touchform selecteert en vervolgens op Voorbeeld touchform klikt, dan wordt er een venster geopend waarin u de opmaak van het touchform kunt bekijken. Deze functie is vooral handig wanneer u bezig bent met het maken en vormgeven van een touchform. Indien gewenst kan het voorbeeld afgedrukt worden.

Voorbeeld in app

Een andere manier waarop u de opmaak van een touchform kunt beoordelen is door deze naar de mobiele app te sturen. Zorg allereerst dat u ingelogd bent op de app met dezelfde gebruikersnaam als waarmee u ingelogd bent op het webportaal. Daarna selecteert u het betreffende touchform en klikt u op Voorbeeld in app. De activiteit met het geselecteerde touchform zal vervolgens in de app verschijnen. U ziet hem bovenaan het werkblad in een blauw kader. U kunt het touchform bekijken en de vragen invullen. Het touchform kan niet ingestuurd worden.

Door het touchform eerst in de app te bekijken, alvorens deze te publiceren, kunt u zelf ervaren of

• de vragen duidelijk zijn,
• de opmaak van het touchform correct en gebruiksvriendelijk is,
• ingevoegde instructies, verplichte vragen, standaardwaarden en achtervoegsels duidelijk weergegeven worden,
• de conditie(s) van afhankelijke vragen correct ingesteld zijn en deze afhankelijke vragen dus pas getoond worden als aan de conditie(s) is voldaan.

Deze functie kan ook gebruikt worden voor reeds gepubliceerde touchforms.

Touchform editor

Het maken van een touchform doet u in de touchform editor. Met behulp van groepen en verschillende vraag- en antwoordtypes geeft u een touchform zo vorm dat de uitvoering van een activiteit goed geregistreerd kan worden. De mogelijkheden worden hieronder verder uiteengezet.

Tip! Gebruik Voorbeeld in app tijdens de opmaak.

Voor meer informatie over hoe u groepen en vragen toevoegt aan een touchform gaat u naar het artikel Aan de slag > Project inrichten > Touchforms aanmaken.

Algemeen

In het bovenste gedeelte van de editor worden een aantal velden weergegeven die ingevuld kunnen worden. Dit zijn Titel (verplicht), Omschrijving en Versie. Als er een nieuw touchform geopend wordt in de editor, dan wordt het titelveld automatisch gevuld met de naam van de activiteit. De titel kan indien gewenst aangepast worden.

Daarnaast wordt er een veld Algemene bevindingen getoond. Hier maakt u de keuze of er in de app wel of geen algemene bevindingen toegevoegd kunnen worden aan de registratie van een activiteit. Een algemene bevinding kan in de app aan een registratie toegevoegd worden door de bevinding te omschrijven in een tekstveld. Ter verduidelijking kunnen er foto’s toegevoegd worden en kan de bevinding toegewezen worden aan een vooraf gedefinieerd bevindingstype, zoals Afwijking of Restpunt.
De standaardinstelling is Bovenaan zichtbaar. Dit betekent dat in de app het veld Algemene bevindingen bovenaan in de registratie getoond zal worden. Kies Onderaan zichtbaar als u wilt dat het veld onderaan in de registratie getoond moet worden. Kies Niet zichtbaar als er geen algemene bevindingen toegevoegd mogen worden.

De standaardinstelling voor Algemene bevindingen kan gewijzigd worden in Configuratie.

De Status geeft aan of een touchform wel of niet bewerkt kan worden. Een touchform kan bewerkt worden zolang de status Concept is.

Groepen

Met behulp van groepen deelt u de vragen in het touchform overzichtelijk in. Bestaat een activiteit uit een aantal verschillende acties die uitgevoerd en geregistreerd moeten worden? Maak dan voor elke actie een aparte groep aan bijvoorbeeld.

Vraag- en antwoordtypes

Met goedgekozen vragen die op een logische manier ingedeeld zijn zorgt u ervoor dat de uitvoering van een activiteit goed geregistreerd kan worden. In de editor heeft u de keuze uit verschillende vraag- en antwoordtypes. Met behulp van vraagtypes bepaalt u hoe vragen weergegeven worden; ze helpen u vragen te ordenen. Met antwoordtypes bepaalt u hoe een vraag beantwoord moet worden. In onderstaande tabellen worden de verschillende vraag- en antwoordtypes weergegeven.

Vraagtypes

De verschillende sets die hier in de tabel staan kunnen voorzien worden van een instructie. Klik hiervoor in de editor op een set en vervolgens linksboven op Instructie. Een instructie bestaat uit tekst en/of een plaatje. In de app kan de instructie bekeken worden door in de bovenbalk van de set op de knop met het vraagtekentje te tikken (zie de afbeelding van de annotatieset). Daarnaast kunnen sets afhankelijk gemaakt worden.

Type	Wat u ermee kunt	Voorbeeld
Enkele vraag	Maak een enkele vraag aan in een groep.
Vragenset	Een vragenset voegt u toe aan een groep. Aan de set voegt u vervolgens vragen toe. Zo ontstaat een set van vragen die apart staat van de andere vragen in een touchform. Een vragenset kunt u gebruiken voor een specifiek te registreren onderdeel van een activiteit bijvoorbeeld.
Herhalende vragenset	Werkt hetzelfde als de Vragenset met dit verschil dat de app-gebruiker de set met vragen kan herhalen zo vaak als nodig is.
Tabelset	Hiermee kunt u tabellen zichtbaar maken in de mobiele app. De kolommen zijn tijdens de opmaak te configureren. De app-gebruiker kan rijen toevoegen zoveel als nodig is.
Annotatieset	Maak een vragenset aan die gekoppeld kan worden aan een document. De app-gebruiker kan pinnen laten vallen en verslepen naar elke plek op het document. Als hij op een pin tikt opent de set met vragen. Het document kan vergroot en verkleind worden middels pinch-to-zoom. Een annotatiedocument koppelt u aan een activiteit zodra de activiteit toegevoegd is aan een werkpakket.

Antwoordtypes

Type	Wat u ermee kunt	Voorbeeld
Tekst	Stelt de app-gebruiker in staat om de vraag te beantwoorden met tekst. Het antwoordtype kan ook gebruikt worden om de app-gebruiker een QR- of barcode te laten scannen.
Nummer	Geeft de mogelijkheid tot numerieke invoer. Er kan ook een QR- of barcode gescand worden (de code dient in dit geval alleen uit getallen te bestaan).
Datum	Stelt de app-gebruiker in staat een datum toe te voegen aan een registratie.
Tijd	Stelt de app-gebruiker in staat een tijd toe te voegen aan een registratie.
Datum en tijd	Stelt de app-gebruiker in staat een datum met een tijd toe te voegen aan een registratie.
Aangevinkt	De vraag wordt beantwoord door het aan- of uitzetten van een vinkje.
Ja/Nee	De vraag dient met Ja of Nee beantwoord te worden.
Ja/Nee/Nvt	De vraag dient met Ja, Nee of Niet van toepassing beantwoord te worden.
Multiple choice enkel antwoord	De antwoorden zijn vooraf te configureren in de editor. De app-gebruiker krijgt deze in een lijstje te zien en kan ze aanvinken. Er kan maximaal één antwoord geselecteerd worden.
Multiple choice enkel antwoord met tekstveld voor alternatief	De antwoorden zijn vooraf te configureren in de editor. De app-gebruiker krijgt deze in een lijstje te zien en kan ze aanvinken. Er kan maximaal één antwoord geselecteerd worden. Als het juiste antwoord er niet tussen staat, dan kan er een alternatief antwoord ingevuld worden.
Multiple choice meerdere antwoorden	De antwoorden zijn vooraf te configureren in de editor. De app-gebruiker krijgt deze in een lijstje te zien en kan ze aanvinken. Er kunnen meerdere antwoorden geselecteerd worden.
Mutliple choice meerdere antwoorden met tekstveld voor alternatief	De antwoorden zijn vooraf te configureren in de editor. De app-gebruiker krijgt deze in een lijstje te zien en kan ze aanvinken. Er kunnen meerdere antwoorden geselecteerd worden. Als het juiste antwoord er niet tussen staat, dan kan er ook een alternatief antwoord ingevuld worden.
Foto	Een fotovraag geeft de mogelijkheid om zowel in de app als in het webportaal foto’s toe te voegen aan een registratie. Aan elke fotovraag kunnen maximaal 12 foto’s toegevoegd worden (voor een fotovraag die toegevoegd is aan een tabelset geldt een maximum van 1 per rij). De app-gebruiker kan tekenen op een foto; hij heeft keuze uit een pen of stift en meerdere kleuren.
Lijntekening	Stelt de app-gebruiker in staat om een schets toe te voegen aan een registratie. Hij ziet een wit canvas en heeft de keuze om daarop te tekenen met pen of stift. Ook heeft hij de mogelijkheid om meerdere kleuren te kiezen.
Handtekening	Dit type stelt de app-gebruiker in staat zijn handtekening aan een registratie toe te voegen. Hij ziet een wit canvas en kan hier direct op tekenen. Hier kunnen geen lijndiktes of kleuren gekozen worden.
Locatie	Stelt de app-gebruiker in staat om een GPS-locatie toe te voegen door het plaatsen van een pin op een kaart. Tik hiervoor op de blauwe knop of op de kaart. Om onnauwkeurigheid te compenseren kan er eerst ingezoomd worden voordat een pin geplaatst wordt.
Instructie	Met dit antwoordtype voegt u instructies voor de app-gebruiker(s) toe aan een registratie. Deze kunnen toegevoegd worden aan groepen en sets. Een instructie bestaat uit tekst en/of een plaatje. In de app kan het plaatje vergroot worden. De inhoud is read-only.
Berekening	Stelt de app-gebruiker in staat om in een tabelset het resultaat van twee verschillende waardes in eenzelfde rij te berekenen. Voeg hiervoor 2x het antwoordtype Nummer en 1x het antwoordtype Berekening toe aan een tabelset. De berekeningen die uitgevoerd kunnen worden zijn optellen, aftrekken, vermenigvuldigen en delen.
Bijlage	De bijlagevraag geeft de mogelijkheid om zowel in de app als in het webportaal bijlagen toe te voegen aan een registratie. Aan elke bijlagevraag kunnen maximaal 5 documenten toegevoegd worden (voor een bijlagevraag die toegevoegd is aan een tabelset geldt een maximum van 1 per rij).

Opties bij antwoordtypes

Verplichtstelling

Een vraag die absoluut beantwoord moet worden bij een registratie, kunt u verplicht maken. Dit doet u door bij het maken van de vraag de optie Verplicht op Ja te zetten. Een verplichte vraag wordt in het rood weergegeven in de mobiele app. Een registratie kan pas verstuurd worden als alle verplichte vragen beantwoord zijn.

Achtervoegsel

Bij sommige antwoordtypes kunt u een achtervoegsel plaatsen. Denk bijvoorbeeld aan SI eenheden als mm of kg.

Standaardwaarde

Met een standaardwaarde kunt u tijdens de opmaak van een vraag een standaardantwoord invullen. Dit antwoord wordt getoond aan de app-gebruiker en kan eventueel aangepast worden door hem.

Zichtbaarheid

Met deze optie kan een vraag of set afhankelijk gemaakt worden. De volgende antwoordtypes kunnen gebruikt worden om een vraag of set afhankelijk van te maken: Aangevinkt, Ja/Nee, Ja/Nee/Nvt en de verschillende multiple choice-varianten. In de editor zijn de volgende opties mogelijk:

• Enkele vragen die onderdeel zijn van een groep kunnen afhankelijk gemaakt worden van antwoorden van andere enkele vragen binnen dezelfde of een andere groep.
• Vragen die onderdeel zijn van een vragenset, herhalende vragenset of annotatieset kunnen afhankelijk gemaakt worden van antwoorden van andere vragen binnen dezelfde set.
• Vragensets, herhalende vragensets, tabelsets en annotatiesets kunnen afhankelijk gemaakt worden van antwoorden van enkele vragen binnen dezelfde of een andere groep.

Het werkt als volgt:

• Altijd zichtbaar: De vraag of set is altijd zichtbaar in de registratie. Deze optie is standaard aangevinkt.
• Zichtbaarheid afhankelijk van voorgaand(e) antwoord(en): De vraag of set is pas zichtbaar als er aan een of meerdere condities is voldaan. U heeft de volgende opties:

  • De vraag of set dient zichtbaar te worden wanneer aan één conditie is voldaan:

    1. Klik op Condities.
    2. Klik op Conditie toevoegen.
    3. Klik op de in de regel van Conditie 1.
    4. Selecteer de vraag en vervolgens het antwoord waar de vraag of set afhankelijk van moet zijn.
    5. Klik op Opslaan.
    6. De conditie is toegevoegd.

  • De vraag of set dient zichtbaar te worden wanneer aan tenminste één conditie is voldaan [Of]:

    1. Herhaal stap 1 t/m 5 voor de 1e conditie.
    2. Herhaal stap 2 t/m 5 voor elke volgende conditie (klik op de in de regel van elke nieuwe conditie).

  • De vraag of set dient zichtbaar te worden wanneer aan minstens twee condities is voldaan [En]:

    1. Herhaal stap 1 t/m 5 voor de 1e conditie.
    2. Klik op de in de regel van Conditie 1 voor elke extra conditie.

Tip! Gebruik Voorbeeld in app tijdens de opmaak.

Opmerking: Er kunnen hele ingewikkelde constructies gemaakt worden op basis waarvan een vraag of set een keer zichtbaar wordt. Doe uw collega’s die uiteindelijk moeten registreren een plezier en houdt het eenvoudig. De ervaring leert dat het gebruiksgemak eerder verkleind wordt dan vergroot wanneer er een veelvoud aan condities toegevoegd wordt aan een vraag.

Bevindingen

Met de optie Bevindingen staat u per vraag wel of niet toe dat een app-gebruiker een bevinding kan toevoegen. De standaardinstelling voor nieuwe touchforms is dat handmatig toevoegen toegestaan is. De optie kan gebruikt worden voor alle antwoordtypes, behalve voor het antwoordtype Instructie. Daarnaast kunnen er geen bevindingen toegevoegd worden aan vragen in een tabelset.

De standaardinstelling voor bevindingen op vraagniveau kan gewijzigd worden in Configuratie.

Voor de antwoordtypes Aangevinkt, Ja/Nee, Ja/Nee/Nvt en Multiple choice bestaat de mogelijkheid om op basis van het gegeven antwoord een bevinding te laten verschijnen die verplicht is. Selecteer hiervoor de optie Verplichten op basis van gegeven antwoord. Afhankelijk van het antwoordtype vinkt u een of meerdere antwoorden aan waarbij de verplichte bevinding dient te verschijnen. Een verplichte bevinding wordt in het rood weergegeven in de app. Een registratie met een verplichte bevinding kan pas verstuurd worden als de bevinding ingevuld is.

Een touchform gebruiken in een ander project

Een touchform dat aangemaakt is in een bepaald project, kan ook gebruikt worden in andere projecten. Dit kan op twee manieren:

1. Kopieer het touchform naar bedrijfsniveau en voeg hem daar toe aan een activiteit. Deze activiteit kan vervolgens weer toegevoegd worden aan andere projecten.
2. Kopieer een touchform direct vanuit een ander project.

Lees hier meer over het voordeel van het beheren van activiteiten en touchforms op bedrijfsniveau.