SharePoint

Inhoud

Gappless biedt de mogelijkheid om projecten te koppelen met uw SharePoint-omgeving. Wat deze integratie mogelijk maakt is dat registraties van uitgevoerde activiteiten bij ontvangst en/of acceptatie automatisch geëxporteerd worden naar SharePoint. De registraties worden geconverteerd naar PDF en deze PDF-bestanden worden opgeslagen in een vooraf gedefinieerde documentenbibliotheek in SharePoint. Dit kan per project ingesteld worden. Met een SharePoint-integratie bent u ervan verzekerd dat alle registraties van een project altijd geëxporteerd worden en altijd te vinden zijn op één plek.

Metadata

Wanneer registraties handmatig geëxporteerd worden, dan bestaat de bestandsnaam van een geëxporteerde registratie standaard uit de volgende gegevens: Registratie ID_(Werkpakket code_Werkpakketnaam)_Activiteitnaam_Registratiedatum.

In SharePoint kunt u zelf bepalen op basis van welke gegevens de registraties getoond worden. Dit is mogelijk, omdat met elke registratie metadata meegestuurd wordt. In onderstaand schema ziet u de gegevens waar deze metadata uit bestaat. Sommige gegevens worden echter alleen meegestuurd als deze ingevuld zijn in een registratie, zoals Object, Opmerking en Referentie.

In een documentenbibliotheek in SharePoint kan een kolomstructuur opgezet worden waarbij u gebruik maakt van de gegevens in de metadata. De kolommen kunnen zo ingesteld worden dat elke kolom een van deze gegevens weergeeft. Hoeveel kolommen (afhankelijk van wat mogelijk is in SharePoint) en welke gegevens u wilt gebruiken is aan u. De kolommen kunnen gebruikt worden om filters en sorteringen toe te passen waardoor registraties eenvoudig gevonden en geselecteerd kunnen worden. Hieronder ziet u een voorbeeld van hoe dit eruit ziet.

Heeft u interesse in een integratie met SharePoint? Neem dan contact met ons op en informeer naar de mogelijkheden.