Gappless HelpSharepoint
Inhoud
Algemeen
Gappless biedt de mogelijkheid om uw Gappless omgeving te koppelen met uw Sharepoint omgeving. Wat deze integratie mogelijk maakt is dat registraties van uitgevoerde activiteiten automatisch geëxporteerd worden naar Sharepoint. De registraties worden geconverteerd naar PDF en deze PDF-bestanden worden opgeslagen in een vooraf gedefinieerde documentenbibliotheek in Sharepoint. Dit kan per project ingesteld worden.
In Sharepoint worden registraties in een andere structuur opgeslagen dan wanneer registraties handmatig geëxporteerd worden. Bij handmatig exporteren krijgt u een zip-bestand die uit een mappenstructuur bestaat. Elke map bevat het PDF- of Word-document van een registratie. De bestandsnaam van elke map en van het document dat erin zit is hetzelfde en bestaat uit de volgende gegevens: Registratie ID-Werkpakketnaam-Activiteitnaam-Registratiedatum.
In Sharepoint kunt u zelf bepalen op basis van welke gegevens de registraties getoond worden. Dit is mogelijk, omdat met elke registratie metadata meegestuurd wordt. In onderstaand schema ziet u het totaal aan gegevens waar deze metadata uit bestaat. Sommige gegevens worden echter alleen meegestuurd als deze ingevuld zijn in een registratie, zoals Object, Opmerking en Referentie.
| Gappless Acceptant | Gappless Activiteit | Gappless Activiteit status | Gappless Datum afgerond |
| Gappless ID | Gappless UUID | Gappless Locatie | Gappless Locatietype |
| Gappless Object | Gappless Object Code | Gappless Ontvangen op | Gappless Opmerking |
| Gappless Reden afkeuring | Gappless Referentie | Gappless Touchform ID | Gappless Uitvoerder |
| Gappless Werkpakket | Gappless Werkpakket code |
In een documentenbibliotheek in Sharepoint kan een kolomstructuur opgezet worden waarbij u gebruik maakt van de gegevens in de metadata. De kolommen kunnen zo ingesteld worden dat elke kolom een van deze gegevens weergeeft. Hoeveel kolommen (afhankelijk van wat mogelijk is in Sharepoint) en welke gegevens u wilt gebruiken is aan u. De kolommen kunnen gebruikt worden om filters en sorteringen toe te passen waardoor registraties eenvoudig gevonden en geselecteerd kunnen worden. Hieronder ziet u een voorbeeld van hoe dit eruit ziet.
Met een Sharepoint integratie bent u er ook van verzekerd dat alle registraties van een project altijd geëxporteerd worden en altijd te vinden zijn op één plek.
Heeft u interesse in een integratie met Sharepoint? Neemt u dan contact met ons op en informeer naar de mogelijkheden.