Projectenoverzicht

Inhoud

Projectenoverzicht

projectenoverzicht

Deze pagina geeft u het overzicht van alle projecten die in Gappless zijn aangemaakt. In één oogopslag kunt u zien welke projecten actief zijn, in concept staan en welke projecten gearchiveerd zijn. U exporteert het overzicht door op Naar Excel exporteren te klikken.

Nieuw project aanmaken

Nieuwe projecten kunnen worden aangemaakt op projectniveau, maar ook hier op bedrijfsniveau. Om een nieuw project aan te maken klikt u op Nieuw. Er verschijnt een pop-up. In de velden vult u de volgende gegevens in: Nummer, Projectnaam, Startdatum, Einddatum, Werkmaatschappij, Projectlocatie, Opdrachtgever en Omschrijving (Nummer, Projectnaam en Startdatum zijn verplicht). Klik op Opslaan.
Het nieuwe project is opgeslagen met de status Concept en wordt in het overzicht weergegeven. U bent automatisch toegevoegd aan het project. Het project is ook toegevoegd op projectniveau. Daar kunt u het project verder inrichten. Verander rechtsboven in het menu van niveau.

Projectgegevens bewerken

U kunt de gegevens van ieder project dat in het overzicht weergegeven wordt bewerken. Dit doet u door een project te selecteren en vervolgens op Bewerken te klikken. Klik op Opslaan om de wijzigingen te bevestigen.

Overzicht van projectleden

Met de knop Projectleden kunt u zien welke gebruikers er aan een project zijn toegevoegd en wat hun status is. U selecteert een project en klikt vervolgens op deze knop. In de pop-up die verschijnt wordt dit overzicht getoond.

Projectconfigurator toevoegen

Naast een overzicht van projectleden kunt u in deze pop-up ook een gebruiker als projectconfigurator toevoegen aan een project. U klikt hiervoor op Projectconfigurator toevoegen. De lijst die getoond wordt bevat alle gebruikers met de status Actief. U selecteert een gebruiker en u klikt op Toevoegen. Deze gebruiker is toegevoegd aan de lijst met projectleden en heeft vanaf nu toegang tot het betreffende project.

Project dupliceren

project dupliceren

Een handige feature om een nieuw project snel in te kunnen richten is Project dupliceren. Met deze feature kunt u heel makkelijk de inrichting van een bestaand project opnieuw gebruiken. Om een project te dupliceren gaat u als volgt te werk:

  1. Selecteer het project dat u wilt dupliceren.
  2. Klik op Dupliceer. Er verschijnt een pop-up.
  3. Voorzie het nieuwe project van een Nummer, Projectnaam, Startdatum en eventueel een Einddatum.
  4. Vink de onderdelen aan die u wilt dupliceren.
  5. Klik op Dupliceer.

Het project wordt nu in de achtergrond gedupliceerd. U ontvangt een e-mailbericht als dit afgerond is. U vindt het nieuwe project terug in het overzicht en op projectniveau.

De onderdelen die gedupliceerd kunnen worden, worden 1-op-1 overgenomen. Dit houdt in dat, op basis van uw keuze, de boomstructuren, statussen en koppelingen van deze onderdelen blijven bestaan in het nieuwe project.
De ID-nummers van de onderdelen worden niet overgenomen. Deze worden nieuw aangemaakt, zodat deze uniek blijven.
Uitgezonderd hiervan zijn de Bedrijfsactiviteit ID’s en de Touchform ID’s welke beginnen met STF. Deze activiteiten en touchforms hebben een sterke relatiestatus met bedrijfsniveau. De ID-nummers van de activiteiten en touchforms op bedrijfsniveau wijzigen niet als er een project gedupliceerd wordt.

In onderstaande tabel kunt u per onderdeel zien wat wel en niet gedupliceerd wordt.

Onderdeel Item Wordt gedupliceerd Extra aan te vinken onderdelen
Activiteiten Projectactiviteiten met status Concept Ja
Activiteiten Projectactiviteiten met status Actief Ja
Activiteiten Projactactiviteiten met een sterke relatiestatus met bedrijfsactiviteit Ja
Activiteiten Projectactiviteiten met een zwakke relatiestatus met bedrijfsactiviteit Ja
Activiteiten Touchforms met publicatiestatus Concept Ja
Activiteiten Touchforms met publicatiestatus Actief Ja
Activiteiten Touchforms met publicatiestatus Inactief Nee
Activiteiten Rapportage-template Ja
Objecten Objecten met status Concept Ja
Objecten Objecten met status Actief Ja
Objecten Objecten met status Inactief Ja
Locaties Locaties met status Concept Ja
Locaties Locaties met status Actief Ja
Locaties Locaties met status Inactief Ja
Projectleden Actieve gebruikers Ja
Projectleden Inactieve gebruikers Nee
Werkpakketten Werkpakketten met status Concept Ja
Werkpakketten Werkpakketten met status Actief Ja
Werkpakketten Werkpakketten met status In uitvoering Ja
Werkpakketten Werkpakketten met status Afgerond Ja
Werkpakketten Werkpakketactiviteiten met koppeling naar activiteiten in projectactiviteitenboom Ja Activiteiten, Werkpakketactiviteiten
Werkpakketten Annotatiedocumenten Ja Activiteiten, Werkpakketactiviteiten, Annotatiedocumenten
Werkpakketten Objecten met koppeling naar objecten in objectenboom Ja Objecten, Objecten
Werkpakketten Locaties met koppeling naar locaties in de locatieboom Ja Locaties, Locaties
Werkpakketten Projectleden met koppeling naar Projectorganisatie Ja Projectleden, Projectleden

TIP!
Veel projecten hebben een standaard karakter qua werkzaamheden of objectenstructuur. Om die reden kan het handig zijn om een aantal ‘template-projecten’ in te richten, zodat u snel tot een complete projectinrichting kunt komen. In deze template-projecten kunt u een standaardinrichting maken voor bijvoorbeeld projectactiviteiten, objecten en werkpakketten. Bij het gebruik van dergelijke voorbeeldprojecten is het verstandig om alles in status Concept te houden, zodat er bij het daadwerkelijke project (na dupliceren) nog aanpassingen gemaakt kunnen worden.

Stappenplan:

  1. Maak een project aan en noem deze bijvoorbeeld ‘Template - [standaard type project]'.
  2. Maak in dit project aan wat gewenst is, zoals projectactiviteiten, objecten, locaties en werkpakketten.
  3. Zorg ervoor dat de status van alle onderdelen op Concept blijft staan.
  4. Dupliceer dit project indien een nieuw project goed gebruik kan maken van de structuur die is vastgelegd in het template-project.
  5. Maak de projectinrichting specifiek voor het desbetreffende project.
  6. Zet de statussen van de verschillende onderdelen op Actief/In uitvoering, zodat men buiten kan gaan registreren.
  7. Als het project nog de status Concept heeft, vergeet dan niet om het project zelf ook te activeren.
LET OP! Projecten kunnen niet verwijderd worden. Gebruik deze functionaliteit dus niet voor testdoeleinden.