Configuratie

Inhoud

Configuratie van projectitems

U ziet hier verschillende items, gerangschikt in tabs, die u voor een project kunt configureren. Hieronder wordt beschreven wat deze items inhouden en hoe ze in een project gebruikt worden.

De meeste items worden 1-op-1 overgenomen van bedrijfsniveau als u een nieuw project aanmaakt. In het project kunt u deze aanpassen als dat gewenst is.

Voor meer informatie over het instellen van de configuratie-items gaat u naar het artikel Aan de slag > Project aanmaken > Projectconfiguratie instellen.

Exportlogo

U kunt hier een exportlogo uploaden. Het exportlogo zal in PDF- en Word exports getoond worden die u in het project maakt. Als u geen exportlogo upload, dan wordt hier het projectlogo voor gebruikt en anders het bedrijfslogo.

Bevindingen

Bevindingen kunnen toegewezen worden aan types, zoals Afwijking en Restpunt. Deze types kunnen hier aangemaakt worden. Een nieuw type krijgt standaard de status Concept. Een type met de status Concept kan eventueel verwijderd worden. Als u het type in gebruik wilt nemen, dan past u de status aan naar Actief. Selecteer hiervoor het type en klik op Activeer. Als u een type niet langer wilt gebruiken, dan kunt u de status aanpassen naar Inactief. Selecteer het type en klik op Deactiveer. Bevindingen kunnen niet langer aan het type toegewezen worden. Bevindingen die van bedrijfsniveau overgenomen zijn, hebben automatisch de status Actief.

Locatietypes

Als u gebruik gaat maken van de locatieboom, dan kunt u hier de locatietypes selecteren die u nodig heeft voor het project. Zorg dat de types die u gaat gebruiken op Actief staan en de rest op Inactief. Tijdens de opmaak van de locatieboom werkt u vervolgens alleen met de actieve locatietypes. De enige uitzondering hierop is het locatietype GPS.

Frequenties

In de tab Frequenties kunt u frequentiegroottes configureren.

Projectfasen

In de tab Projectfasen configureert u de fasen waar het project uit zal bestaan. Bij het aanmaken of bewerken kunt u iedere keer kiezen uit vier standaard projectfasen, namelijk Schets, Ontwerp/Engineer, Realisatie en Beheer & Onderhoud. Elke fase die u toevoegt aan een project dient u te voorzien van een Titel en een Afkorting.

Integratie

De projecten in Gappless kunnen gekoppeld worden aan externe systemen, zoals Relatics en Sharepoint. Hierdoor kan er data verstuurd worden vanuit Gappless naar een extern systeem en andersom. Als een project gekoppeld moet worden aan een extern systeem, dan kan er in Gappless voor dat project een Geheim aangemaakt worden in de tab Integratie. Met het aanmaken hiervan wordt een Integratie ID en een Sleutel (Client ID en Client Secret) gegenereerd. Deze worden gebruikt in het externe systeem, zodat er via Gappless Connect (de API) een koppeling tot stand gebracht kan worden.
Het aanmaken van een geheim kan ook op bedrijfsniveau gedaan worden. Het aangemaakte geheim wordt zowel op bedrijfsniveau als in het betreffende project getoond.

Bewerken

De Omschrijving en de Status van een geheim kunnen achteraf bewerkt worden. De status kan aangepast worden naar Actief of Inactief. Als u een geheim wilt bewerken, dan selecteert u deze en klikt u op Bewerken. Een geheim kan ook verwijderd worden. Klik dan op Verwijderen.

Automatisch exporteren

Als een project een koppeling heeft met een extern systeem in verband met het automatisch exporteren van de registraties van het project, dan dient hier ingesteld te worden wanneer de registraties geëxporteerd moeten worden. De opties zijn:

• Uitgeschakeld
• Automatische export bij ontvangst (in de inbox)
• Automatische export bij acceptatie
• Automatische export bij ontvangst en acceptatie

Bij Documenttype wordt aangegeven dat de registraties geëxporteerd worden als PDF.

Deze tab is alleen zichtbaar als u heeft aangegeven gebruik te willen maken van deze functionaliteit. Neem voor meer informatie contact met ons op.

Rapportage-templates

In de tab Rapportage-templates kunt u een template document voor een project selecteren. Deze templates worden beheerd op bedrijfsniveau. Als u hier een template selecteert, dan zullen alle PDF en Word exports die u in het project maakt van registraties gegenereerd worden volgens de opmaak van dit template.
LET OP! Als er ook een template geselecteerd is op een andere locatie, zoals een projectactiviteit, dan zullen registraties die daaraan gerelateerd zijn op basis van dat template geëxporteerd worden.

Deze tab is alleen zichtbaar als u over de module Rapportage-templates beschikt.

Voor meer informatie over de module Rapportage-templates gaat u naar het artikel Modules > Rapportage-templates.

Meldingen

Als u over de Meldingen module beschikt, dan kunt u hier de responseduren configureren. Een responseduur dient geselecteerd te worden tijdens het aanmaken van een melding in een project. Deze responseduur wordt automatisch opgeteld bij de startdatum van de melding en genereert automatisch een deadline. De responseduur is de tijd die de persoon, die de melding ontvangt, heeft om ter plaatse te zijn en actie te ondernemen.

Deze tab is alleen zichtbaar als u over de module Meldingen beschikt.

Voor meer informatie over Meldingen gaat u naar het artikel Modules > Meldingen.

Gebruikersinterface

In de tab Gebruikersinterface kunt u aangeven of dat de inhoud en de structuur van de objectenboom en de werkpakkettenboom in een project aanpasbaar dienen te zijn. De standaardconfiguratie is dat beide aanpasbaar zijn. Dit houdt in dat er wijzigingen aangebracht kunnen worden aan de bomen. Objecten en werkpakketten kunnen toegevoegd, verplaatst, bewerkt en verwijderd worden. Als dit niet gewenst is voor een of beide bomen, dan kan dat hier aangepast worden.

Sharepoint

Als de registraties van een project automatisch geëxporteerd dienen te worden naar uw Sharepoint omgeving, dan kunt u in deze tab aangeven in welke Sharepoint bibliotheek de PDF-bestanden van de registraties opgeslagen moeten worden. Dit doet u door het invullen van de URL van de Sharepoint Site en de naam van de documentenbibliotheek.

Deze tab is alleen zichtbaar als u heeft aangegeven gebruik te willen maken van deze functionaliteit. Neem voor meer informatie contact met ons op.