Rapportage-templates

Inhoud

Rapportage-templates

Rapportage-templates Rapportage-templates versiebeheer

Wanneer u in het webportaal een registratie wilt exporteren als een PDF of Word document, dan wordt deze gegenereerd op basis van een standaard template waarmee de registratie in een standaard opmaak gegoten wordt. Alle informatie die in de registratie staat wordt uiteraard overgenomen. Er wordt daarnaast een logo op elke pagina getoond en ook de data waarmee het exportdocument te herleiden is, is opgenomen. Wat echter te verwachten valt met een standaard template, is dat elke export er hetzelfde uitziet.

Met de Template module kunt u de opmaak van deze exports aanpassen aan uw eigen wensen. U kunt verschillende templates maken en uploaden. Deze templates kunnen vervolgens toegevoegd worden aan projecten en activiteiten.
Als u gebruik wilt maken van de module, dan kan deze toegevoegd worden aan uw Gappless webportaal.

Voor meer informatie over de module gaat u naar het artikel Modules > Rapportage-templates.

Template aanmaken

De templates die u gemaakt heeft, kunt u uploaden naar uw Gappless webportaal waar u ze beheert. Het beheren van deze templates gebeurt op bedrijfsniveau (zie plaatjes). Hieronder kunt u lezen wat de mogelijkheden zijn.

Nieuw

Een nieuw template aanmaken doet u als volgt:

  1. Selecteer Rapportage-templates in het zijmenu.
  2. Klik op Nieuw.
  3. Er verschijnt een pop-up.
  4. Benoem het template in het veld Omschrijving.
  5. Klik op Opslaan om te bevestigen.
  6. Het template is toegevoegd aan de lijst en heeft de status Inactief .

Bewerken

De Omschrijving van een template kunt u aanpassen. Selecteer het template en klik op Bewerken. Om de wijziging te bevestigen klikt u op Opslaan.

Activeer

Activeer het template om het in gebruik te nemen. Dit doet u door het template te selecteren en op Activeer te klikken. De status verandert van Inactief naar Actief .
LET OP! Er dient wel een actief template document toegevoegd te zijn aan het template. Hieronder wordt beschreven hoe u dat kunt doen.

Versiebeheer

Nieuw

Als het template aangemaakt is, dan kan hier vervolgens een template document aan toegevoegd worden. Dit document is het document dat u gemaakt heeft en wat de instructies bevat op basis waarvan de PDF en Word exports gegenereerd zullen worden. Dit gaat als volgt:

  1. Klik op het template.
  2. Onder in het scherm verschijnt het overzicht Versiebeheer.
  3. Klik in dat overzicht op Nieuw.
  4. Er verschijnt een pop-up.
  5. Voeg een omschrijving toe aan het document in het veld Omschrijving.
  6. Voeg een versienummer toe in het veld Versie.
  7. Klik op Bladeren om het document te selecteren.
  8. Klik op Opslaan om te bevestigen.
  9. Het document is toegevoegd en heeft de status Concept .

Bewerken

Een template document met de status Concept kan bewerkt worden. Dit houdt in dat u de omschrijving en het versienummer kunt aanpassen en het document kunt vervangen. U selecteert het document, klikt op Bewerken en past aan wat u aan wilt passen. Om de wijziging(en) te bevestigen klikt u op Opslaan. Deze items kunnen niet meer gewijzigd worden als de status eenmaal aangepast is naar Actief .

Verwijderen

Een template document kan verwijderd worden. Dit doet u door het document te selecteren en op Verwijderen te klikken. Alleen documenten die de status Concept of Inactief hebben kunnen verwijderd worden.

Activeer

Wanneer u een template document met de status Concept in gebruik wilt nemen, dan selecteert u deze en klikt u op Activeer. U bevestigt door op Ja te klikken. De status wordt aangepast naar Actief .

Een document dat toegevoegd is en de status Inactief heeft kan op dezelfde manier geactiveerd worden. Het document dat actief was wordt automatisch op inactief gezet. Er kan namelijk maar één document actief zijn per template.

Validatiefouten tonen

Zodra een nieuw document toegevoegd is, wordt er automatisch een validatieproces gestart waarbij het document gecheckt wordt op eventuele fouten. Als er tijdens het validatieproces fouten gevonden zijn in het document, dan verandert de Validatiestatus van het document naar Fout. Om te zien wat de fouten zijn, selecteert u het document en klikt u op Validatiefouten tonen. In een nieuw venster worden de fouten weergegeven. U kunt het document vervolgens aanpassen. Daarna kunt u het document met de fouten vervangen door het aangepaste document (zie Versiebeer > Bewerken).

Download

Een template document dat geüpload is kan ook gedownload worden. Bijvoorbeeld om het document te wijzigen. U selecteert het document en klikt vervolgens op Download. Het document wordt direct gedownload.

Lijst verversen

Zodra een nieuw document toegevoegd is, wordt er automatisch een validatieproces gestart waarbij het document gecheckt wordt op eventuele fouten. In de kolom Validatiestatus wordt Bezig met valideren… weergegeven. Klik op Lijst verversen om te zien of het valideren afgerond is. Als de inhoud correct is, dan verandert de Validatiestatus naar Ok. Zijn er een of meerdere fouten gevonden, dan verandert de status naar Fout.

Template locaties

Een actief template met een actief template document doet nog niks. Om PDF en Word exports te kunnen genereren op basis van het template, is het belangrijk dat het template geselecteerd wordt op een van de vier locaties in het webportaal waar dit mogelijk is. Waar u het template moet toevoegen hangt af van welke registraties u wilt exporteren op basis van het template.

Een rapportage-template kan geselecteerd worden op de volgende locaties:

  1. Bedrijfsniveau > Configuratie.
  2. Bedrijfsniveau > Activiteiten.
    • Aan elke bedrijfsactiviteit kan een template toegevoegd worden.
  3. Projectniveau > Project > Configuratie.
    • Aan elk project kan een template toegevoegd worden.
  4. Projectniveau > Project > Projectactiviteiten.
    • Aan elke projectactiviteit kan een template toegevoegd worden.

Er kunnen meerdere templates tegelijkertijd gebruikt worden, maar tussen de locaties onderling is er wel sprake van een hiërarchie. Dit houdt in dat een template op locatie B het template op locatie A overrulet of negeert voor de registraties van locatie B. In onderstaande tabel ziet u hoe dit precies werkt.

Template locatie Template genereert opmaak van Templates die genegeerd worden
Gappless Admin Alle registraties. Dit is het standaard template dat gebruikt wordt als er geen andere templates actief zijn.
Bedrijfsconfiguratie Alle registraties. Gappless Admin.
Bedrijfsactiviteit Alleen de registraties van de betreffende bedrijfsactiviteit. Bedrijfsconfiguratie.
Projectconfiguratie Alle registraties van het betreffende project. Bedrijfsactiviteit en Bedrijfsconfiguratie.
Projectactiviteit Alleen de registraties van de betreffende projectactiviteit. Projectconfiguratie, Bedrijfsactiviteit en Bedrijfsconfiguratie.