Bevindingen

Inhoud

Bevindingen die toegevoegd zijn aan een registratie kunnen bekeken, bewerkt en opgevolgd worden door de specifieke registratie te openen in bijvoorbeeld Inbox registraties. Voor een totaaloverzicht van de bevindingen gaat u naar Uitvoering > Bevindingen. De bevindingen worden hier getoond per status: Open, In opvolging en Gesloten. In de tab Alles worden alle bevindingen weergegeven. Elke nieuwe bevinding heeft standaard de status Open. In de grids worden de eigenschappen van elke bevinding getoond alsook die van de bijbehorende registratie. De kolomweergave kan aangepast worden.

Bevinding beoordelen

Om een bevinding te beoordelen selecteert u een bevinding en klikt u op Bevinding beoordelen. Bovenstaand venster wordt getoond. Dient een bevinding opgevolgd te worden, dan kan dat op de volgende manieren:

• Maatregel vastleggen

  1. Klik op deze knop om zelf een maatregel toe te voegen.
  2. Geef een omschrijving van de genomen maatregel en voeg eventueel een foto toe.
  3. Sla de maatregel op.
     • Optie 1: Klik op Opslaan om de maatregel op te slaan. De bevinding is terug te vinden in de tab In opvolging.
     • Optie 2: Klik op Opslaan en bevinding sluiten om de maatregel op te slaan en de bevinding direct te sluiten. De bevinding verhuist naar de tab Gesloten.

  Klik hier voor een praktisch voorbeeld.

• Opvolgen met maatregel

  1. Om een maatregel toe te wijzen aan een uitvoerder klikt u op deze knop.
  2. Selecteer een uitvoerder.
  3. Geef een werkinstructie mee.
  4. Voeg indien gewenst een link naar een document toe.
     • Voorzie het veld URL van het gehele webadres.
     • Geef het document een naam.
  5. Klik op Verzenden om de maatregel naar de uitvoerder te sturen.
  6. De uitvoerder ontvangt de maatregel op zijn werkblad na de eerstvolgende synchronisatie van de app.
  7. De bevinding is terug te vinden in de tab In opvolging.

  • Is een maatregel verzonden, maar niet langer nodig? Klik dan op Intrekken. De maatregel verdwijnt van het werkblad van de betreffende uitvoerder.
  • Moet de maatregel naar een andere uitvoerder verstuurd worden? Trek de maatregel dan in en doorloop de stappen opnieuw.
  • Maatregelen kunnen te allen tijde bewerkt of verwijderd worden, behalve als ze verzonden of ingetrokken zijn.

• Opvolgen met melding

  1. Klik op deze knop om een bevinding op te volgen met een melding.
  2. Vul de velden van de melding in.
  3. De bevinding is automatisch aan de melding toegevoegd als context.
  4. Sla de melding op.
     • Optie 1: Klik op Opslaan om de melding op te slaan en later te versturen.
     • Optie 2: Klik op Opslaan en naar verzendgegevens om de melding op te slaan en direct te verzenden.
  5. De bevinding is terug te vinden in de tab In opvolging.

  De details van een melding kunnen alleen bekeken worden. Ga in het menu naar Meldingen om een melding te bewerken of te annuleren.

  Opmerking: Om bevindingen op te kunnen volgen met een melding dient de module Meldingen beschikbaar te zijn in uw omgeving.

• Bevinding sluiten

  1. Tab Open: Klik op deze knop om een nieuwe bevinding te sluiten als deze niet opgevolgd hoeft te worden. De bevinding verhuist naar de tab Gesloten.
  2. Tab In opvolging: Klik op deze knop om een opgevolgde bevinding te sluiten zodra de opvolging afgerond is. De bevinding verhuist naar de tab Gesloten.

• Bevinding heropenen

  1. Klik op deze knop om een gesloten bevinding te heropenen. De status wordt aangepast naar Open als de bevinding niet eerder opgevolgd is geweest, anders naar In opvolging.

  Bevindingen die onderdeel zijn van een afgekeurde registratie kunnen niet opgevolgd, gesloten of heropend worden zolang de registratie afgekeurd is.
  

Bevinding in registratie bekijken

Selecteer een bevinding en klik op de knop Bekijk in registratie om de bevinding in de registratie te bekijken. De bevinding kan hier bewerkt en ook opgevolgd worden. Om terug te gaan naar het overzicht van bevindingen klikt u op de terugknop van de registratie of van de browser.

Bevindingen exporteren

Exporteer een overzicht van bevindingen inclusief de opvolging naar PDF of Word.

1. Selecteer in een van de tabs de bevindingen die u wilt exporteren en klik op Exporteer selectie.
2. Selecteer een exportformaat.
   • Kiest u voor PDF, pas dan indien gewenst de PDF-afbeeldingskwaliteit aan.
3. Pas eventueel de omschrijving van de export aan.
4. Klik op Exporteer.
5. Download het bestand.