Werkpakketten

Inhoud

Werkpakkettenboom

De boom	De tabel

In de Werkpakkettenboom kunt u werkpakketten aanmaken en organiseren om al het werk van een project overzichtelijk op te delen. De weergave is een boomstructuur welke handig is voor het opstellen van relaties tussen werkpakketten. Er kunnen verschillende niveaus aangebracht worden in de boom door het aanmaken van categorieën. Daarnaast worden de werkpakketten ook in een tabeloverzicht weergegeven. Werkpakketten worden gesynchroniseerd met de mobiele app.

Voor meer informatie over hoe u werkpakketten en categorieën kunt aanmaken gaat u naar het artikel Aan de slag > Project inrichten > Werkpakketten aanmaken.

Detailoverzicht

Als een werkpakket aangemaakt is, dan is de volgende stap dat het werkpakket ‘gevuld’ moet worden met informatie en projectonderdelen zoals activiteiten, objecten en projectleden. Hier kunt u de tabs voor gebruiken die rechts in het detailoverzicht van een werkpakket staan (zie plaatje linksboven). Deze tabs worden hieronder beschreven.

Algemeen

Om te beginnen ziet u in deze tab de knop Exporteer waarmee u een werkpakket in verschillende bestandsformaten kunt downloaden. Rechts van deze knop wordt een schakelaar weergegeven waarmee Notificaties aan- of uitgezet kunnen worden. Verder kunt u in deze tab algemene informatie invoeren die betrekking heeft op een werkpakket. De tab bevat de volgende velden:

Werkpakket ID

Het Werkpakket ID is een uniek identificatienummer dat een werkpakket automatisch krijgt zodra het aangemaakt is. Deze kunt u niet wijzigen. In verschillende schermen van het webportaal kan het ID als zoekterm gebruikt worden om een werkpakket eenvoudig te vinden. Daarnaast wordt het ID getoond in verschillende exports.

Code

Naast een automatisch gegenereerd Werkpakket ID kunt u een werkpakket zelf van een Werkpakketcode voorzien. Net zoals het Werkpakket ID kan de Werkpakketcode gebruikt worden als zoekterm in het webportaal en wordt hij getoond in exports. In tegenstelling tot het Werkpakket ID wordt de Werkpakketcode gesynchroniseerd met de mobiele apps. Deze is zichtbaar voor een app-gebruiker en kan ook in de app als zoekterm gebruikt worden voor het vinden van een werkpakket of activiteit.

Naam

Hier vult u de Naam van het werkpakket in. Dit veld is verplicht. De naam is verder identiek aan de code.

Omschrijving

Hier geeft u een Omschrijving van het werkpakket.

Doelstelling

Hier kunt u de Doelstelling van een werkpakket invullen.

Startdatum

U kunt een werkpakket een Startdatum geven. Een startdatum heeft invloed op de synchronisatie van een werkpakket met de mobiele apps van de toegevoegde projectleden. Zet u de startdatum namelijk op een dag in de toekomst, dan zal het werkpakket pas vanaf die datum gesynchroniseerd worden. Ga naar het kopje Werkpakket beschikbaar maken voor een app-gebruiker in dit artikel voor meer informatie.

Einddatum

Hier kunt u een Einddatum voor een werkpakket invullen. Net zoals de startdatum is de einddatum van invloed op de synchronisatie van een werkpakket met de mobiele apps. De synchronisatie zal stoppen op de ingestelde einddatum.

Status

Werkpakketten zijn voorzien van een Werkpakketstatus. Deze status bestaat uit verschillende niveaus en kan dus aangepast worden. Elk niveau heeft zijn eigen icoontje. Deze icoontjes ziet u terug in de boom (zie plaatje linksboven). Het helpt u overzicht te houden over de voortgang van het project. De werkpakketstatus bestaat uit de volgende niveaus:

Concept

Een werkpakket dat nieuw aangemaakt is of gedupliceerd is in de boom, krijgt automatisch de status Concept. Tijdens deze status kan het werkpakket voorzien worden van informatie en projectonderdelen zoals activiteiten, objecten en projectleden. Het werkpakket wordt nog niet gesynchroniseerd met de mobiele apps van toegevoegde projectleden.

Alleen een werkpakket met de status Concept kan verwijderd worden uit de boom. Deze is dan niet langer zichtbaar.

Actief

Als een werkpakket ‘gevuld’ is en uit Concept kan, maar nog niet gesynchroniseerd dient te worden met de mobiele apps van de toegevoegde projectleden, dan kan de status aangepast worden naar Actief. Er kunnen nog steeds aanpassingen gedaan worden aan het werkpakket. Het werkpakket kan niet meer verwijderd worden uit de boom, maar kan nog wel Geannuleerd worden.

In uitvoering

U zet een werkpakket op In uitvoering op het moment dat het werkpakket in gebruik genomen gaat worden en gesynchroniseerd dient te worden met de mobiele apps. Werkpakketten met de status Concept en Actief kunnen naar dit niveau worden aangepast. Ga naar het kopje Werkpakket beschikbaar maken voor een app-gebruiker in dit artikel voor meer informatie.

Afgerond

Wanneer alle activiteiten van een werkpakket uitgevoerd zijn en alle registraties daarvan ingestuurd zijn, dan kunt u de status aanpassen van In uitvoering naar Afgerond. De synchronisatie van het werkpakket met de mobiele apps zal dan stoppen. Een app-gebruiker kan geen activiteit meer uit dit werkpakket selecteren. Een afgerond werkpakket kan indien nodig weer aangepast worden naar In uitvoering.

Zet een werkpakket pas op Afgerond als alle activiteiten uitgevoerd zijn en alle registraties ingestuurd zijn.

Geannuleerd

Als een werkpakket met de status Actief om een of andere reden niet langer van toepassing is, dan kunt u de status aanpassen naar Geannuleerd. Een werkpakket met deze status kan nog wel bewerkt worden, maar niet meer gesynchroniseerd worden met de mobiele apps. Een geannuleerd werkpakket blijft zichtbaar in de boom. Deze status kan niet meer aangepast worden.

Projectfase

U kunt een werkpakket toekennen aan een Projectfase. Er zijn vier standaard projectfasen in Gappless: Schets, Ontwerp/Engineer, Realisatie en Beheer & Onderhoud. Deze kunt u configureren op bedrijfsniveau en op projectniveau.

Opmerking

Naast een Omschrijving kunt u ook een Opmerking toevoegen aan een werkpakket.

Werkpakketverantwoordelijke

Selecteer hier een projectlid die verantwoordelijk is voor het werkpakket.

Betaalpost

Hier kunt u een Betaalpost invullen.

Werkpakketactiviteiten

In deze tab kunt u de activiteiten beheren die relevant zijn voor een werkpakket. Het bevat de volgende opties:

Toevoegen

Voor het toevoegen van activiteiten uit de projectactiviteitenboom aan een werkpakket klikt u op Toevoegen. Er opent een scherm waar de projectactiviteitenboom en een tabeloverzicht getoond worden. Beide kunnen gebruikt worden voor het maken van een selectie. Na het maken van een selectie klikt u op Toevoegen. De selectie wordt nu aan de rechterkant van het scherm getoond. Heeft u een verkeerde activiteit geselecteerd? Dan selecteert u deze en klikt u op Verwijderen. De selectie voegt u aan het werkpakket toe door op Ok te klikken. Een activiteit die aan een werkpakket toegevoegd is, krijgt automatisch een Werkpakketactiviteit ID. Dit is een uniek nummer en kunt u niet wijzigen.

(De)activeren

Activiteiten die eenmaal aan een werkpakket toegevoegd zijn, kunnen niet meer verwijderd worden uit het werkpakket. U kunt werkpakketactiviteiten wel deactiveren. Dit doet u door een activiteit te selecteren en op Deactiveer te klikken. Het statusbolletje verandert in . Deze activiteit wordt vervolgens niet langer gesynchroniseerd met de mobiele apps van de projectleden die aan het werkpakket toegevoegd zijn. Deze personen kunnen de activiteit niet meer selecteren in dit werkpakket.

Een gedeactiveerde werkpakketactiviteit kan ook weer geactiveerd worden. U selecteert de activiteit en klikt op Activeer. Het statusbolletje verandert in . De activiteit zal nu weer gesynchroniseerd worden met de mobiele apps.

De status van een activiteit wordt alleen aangepast voor het werkpakket waarin de actie uitgevoerd wordt. Het is niet van invloed op de status van de activiteit in andere werkpakketten waar hij eventueel aan toegevoegd is.

Is de status van een werkpakketactiviteit Actief, maar is hij niet zichtbaar in de mobiele app? Kijk dan in de activiteitenboom of er een actief touchform gekoppeld is aan de activiteit en de status van het werkpakket op In uitvoering staat.

Bewerken

Selecteer een activiteit en klik op Bewerken om een werkpakketactiviteit te voorzien van meer informatie. Het scherm dat verschijnt bevat de volgende velden:

Nummer

U kunt een werkpakketactiviteit een Nummer geven. Dit nummer komt terug in het overzicht van de werkpakketactiviteiten en in een export van een werkpakket.

Naam

De Naam van een projectactiviteit wordt automatisch overgenomen als deze toegevoegd wordt aan een werkpakket. Het kan zijn dat deze naam te algemeen is waardoor de activiteit in het werkpakket niet duidelijk genoeg benoemd is. Dan kan deze naam hier gewijzigd worden. De naam kan ook aangepast worden om onderscheid aan te brengen tussen (deel)activiteiten wanneer een projectactiviteit meerdere keren toegevoegd wordt aan een werkpakket. De gewijzigde naam zal vervolgens gehanteerd worden in het webportaal, de mobiele apps en de exports. Een werkpakketactiviteit waarvan de naam gewijzigd is, blijft middels het Activiteit ID te herleiden naar het origineel, de projectactiviteit.

Omschrijving

U kunt een werkpakketactiviteit voorzien van een korte Omschrijving.

Startdatum

U kunt een werkpakketactiviteit een Startdatum geven. Deze wordt in het overzicht van de werkpakketactiviteiten getoond. De startdatum heeft geen invloed op de synchronisatie van de werkpakketactiviteit met de mobiele apps.

Einddatum

U kunt een werkpakketactiviteit een Einddatum geven. Deze wordt in het overzicht van de werkpakketactiviteiten getoond. De einddatum heeft geen invloed op de synchronisatie van de werkpakketactiviteit met de mobiele apps.

Frequentie

Geef aan hoe vaak een activiteit uitgevoerd moet worden. In het veld Frequentie vult u een getal in, in het veld Frequentiegrootte selecteert u een eenheid, zoals uur, dag of week. Deze eenheden kunnen geconfigureerd worden op bedrijfsniveau of op projectniveau.

Hoeveelheid

Bij Hoeveelheid kunt u een aanvulling geven op wat u bij Frequentie hebt ingevuld.

Annotatiedocumenten

Ga naar het kopje Annotatiedocument verderop in het artikel.

Locaties

In deze tab kunt u de locaties beheren waar de activiteiten van het werkpakket op uitgevoerd zullen worden.

Toevoegen

Voor het toevoegen van locaties uit de locatieboom aan een werkpakket klikt u op Toevoegen. Er opent een scherm waar de locatieboom en een tabeloverzicht getoond worden. Beide kunt u gebruiken voor het maken van een selectie. Na het maken van een selectie klikt u op Toevoegen. De selectie wordt nu aan de rechterkant van het scherm getoond. Heeft u een verkeerde locatie geselecteerd? Dan selecteert u deze en klikt u op Verwijderen. De selectie voegt u aan het werkpakket toe door op Ok te klikken.

GPS

Naast locaties uit de locatieboom kan ook GPS toegevoegd worden aan een werkpakket. Het locatietype GPS wordt beheerd in Configuratie en kan alleen aan- of uitgezet worden voor een heel project. Als GPS actief is in een project, dan kan een app-gebruiker een GPS-locatie aan zijn registraties toevoegen.

(De)activeren

Locaties die eenmaal aan een werkpakket toegevoegd zijn, kunnen niet meer verwijderd worden uit het werkpakket. U kunt locaties wel deactiveren. Dit doet u door een locatie te selecteren en op Deactiveer te klikken. Het statusbolletje verandert in . Deze locatie wordt vervolgens niet langer gesynchroniseerd met de mobiele apps van de projectleden die aan het werkpakket toegevoegd zijn. Deze personen kunnen de locatie niet meer toevoegen aan een activiteit die aan hetzelfde werkpakket toegevoegd is.

Een gedeactiveerde locatie kan ook weer geactiveerd worden. U selecteert de locatie en klikt op Activeer. Het statusbolletje verandert in . De locatie zal nu weer gesynchroniseerd worden met de mobiele apps.

De status van een locatie wordt alleen aangepast voor het werkpakket waarin de actie uitgevoerd wordt. Het is niet van invloed op de status van de locatie in andere werkpakketten waar hij eventueel aan toegevoegd is.

Is de status van een locatie Actief, maar is hij niet zichtbaar in de mobiele app? Kijk dan in de locatieboom of de status van de locatie daar op Actief staat.

Projectleden

In deze tab kunt u de projectleden beheren die de uitvoering van de activiteiten van een werkpakket zullen gaan registreren met de mobiele app.

Toevoegen

Voor het toevoegen van projectleden, de app-gebruikers, aan een werkpakket klikt u op Toevoegen. Er opent een scherm waar alle projectleden getoond worden. Selecteer de leden en klik op Toevoegen. Deze worden nu aan de rechterkant van het scherm getoond. Heeft u een verkeerd persoon geselecteerd? Dan selecteert u deze en klikt u op Verwijderen. De selectie voegt u aan het werkpakket toe door op Ok te klikken.

(De)activeren

Projectleden die eenmaal aan een werkpakket toegevoegd zijn, kunnen niet meer verwijderd worden uit het werkpakket. U kunt ze wel deactiveren. Dit doet u door een projectlid te selecteren en op Deactiveer te klikken. Het statusbolletje verandert in . Deze persoon kan vervolgens geen activiteiten meer uit het werkpakket selecteren, omdat het werkpakket niet langer gesynchroniseerd wordt met zijn mobiele app.

Een gedeactiveerd projectlid kan ook weer geactiveerd worden. U selecteert de persoon en klikt op Activeer. Het statusbolletje verandert in . Het werkpakket zal nu weer gesynchroniseerd worden met zijn mobiele app.

De status van een persoon wordt alleen aangepast voor het werkpakket waarin de actie uitgevoerd wordt. Het is niet van invloed op de status van de persoon in andere werkpakketten waar hij eventueel aan toegevoegd is.

Is de status van een projectlid Actief, maar is het werkpakket niet zichtbaar in zijn mobiele app? Kijk dan in Projectorganisatie of de status van de persoon daar op Actief staat en de status van het werkpakket op In uitvoering staat.

Objecten

In deze tab kunt u de objecten beheren waar de activiteiten van het werkpakket op uitgevoerd zullen worden.

Toevoegen

Voor het toevoegen van objecten uit de objectenboom aan een werkpakket klikt u op Toevoegen. Er opent een scherm waar de objectenboom en een tabeloverzicht getoond worden. Beide kunt u gebruiken voor het maken van een selectie. Na het maken van een selectie klikt u op Toevoegen. De selectie wordt nu aan de rechterkant van het scherm getoond. Heeft u een verkeerd object geselecteerd? Dan selecteert u deze en klikt u op Verwijderen. De selectie voegt u aan het werkpakket toe door op Ok te klikken.

(De)activeren

Objecten die eenmaal aan een werkpakket toegevoegd zijn, kunnen niet meer verwijderd worden uit het werkpakket. U kunt objecten wel deactiveren. Dit doet u door een object te selecteren en op Deactiveer te klikken. Het statusbolletje verandert in . Dit object wordt vervolgens niet langer gesynchroniseerd met de mobiele apps van de projectleden die aan het werkpakket toegevoegd zijn. Een app-gebruiker kan het object niet meer toevoegen aan een activiteit die aan hetzelfde werkpakket toegevoegd is.

Een gedeactiveerd object kan ook weer geactiveerd worden. U selecteert het object en klikt op Activeer. Het statusbolletje verandert in . Het object zal nu weer gesynchroniseerd worden met de mobiele apps.

De status van een object wordt alleen aangepast voor het werkpakket waarin de actie uitgevoerd wordt. Het is niet van invloed op de status van het object in andere werkpakketten waar hij eventueel aan toegevoegd is.

Is de status van een object Actief, maar is hij niet zichtbaar in de mobiele app? Kijk dan in de objectenboom of de status van het object daar op Actief staat.

Registraties

In deze tab vindt u de registraties die gemaakt zijn van alle uitgevoerde activiteiten die tot een werkpakket behoren. U kunt een registratie bekijken door een registratie te selecteren en op Openen te klikken. Als u een registratie geopend heeft, dan heeft u de mogelijkheid om deze te controleren. Hiervoor dient u wel over de rol Projectlid te beschikken.

De registraties kunnen vanuit het werkpakket geëxporteerd worden. Ga hiervoor naar het kopje Werkpakket exporteren. Daarnaast kan het gehele overzicht van registraties naar Excel geëxporteerd worden door op Naar Excel exporteren te klikken.

Annotatiedocument

Als u een annotatieset hebt toegevoegd aan een touchform, dan is het belangrijk dat er een annotatiedocument gekoppeld wordt aan de activiteit. Een annotatieset werkt namelijk alleen als er een document is. Op dit document brengt een app-gebruiker zijn annotaties aan. Dit document kan bijvoorbeeld een tekening zijn of een plattegrond. Een annotatiedocument kan gekoppeld worden aan een activiteit zodra de activiteit toegevoegd is aan een werkpakket. Het document dient een PDF van 1 pagina en van maximaal 5 MB grootte te zijn.

Voeg een annotatiedocument toe door de betreffende werkpakketactiviteit te selecteren en op Bewerken te klikken. U kunt meerdere documenten toevoegen, maar er kan maar één document Actief zijn. De andere documenten zijn dan Gedeactiveerd . Om een document actief te zetten, klikt u op het document en vervolgens op Activeer. Klik op Download om een annotatiedocument te downloaden.

Werkpakket beschikbaar maken voor een app-gebruiker

Het registreren van de uitvoering van werkpakketactiviteiten gebeurt met de mobiele app. Om de activiteiten (en de onderliggende touchforms) van een werkpakket in de app te krijgen, dient het werkpakket gesynchroniseerd te worden met de app. Om de synchronisatie van een werkpakket te starten, doet u het volgende:

1. Klik op Bewerken in het tabblad Algemeen van een werkpakket.
2. Zet de status op In uitvoering.
3. Controleer of de startdatum van het werkpakket niet in de toekomst ligt.
4. Klik op Opslaan.
5. Het werkpakket zal nu gesynchroniseerd worden met de apps van de projectleden die toegevoegd zijn aan het werkpakket.

Bij de eerstvolgende synchronisatie van de app zal het werkpakket inclusief de toegevoegde activiteit(en) zichtbaar zijn.

Is het werkpakket na synchronisatie niet zichtbaar in de mobiele app van een projectlid? Kijk dan of de status van de persoon op Actief staat in het werkpakket en in Projectorganisatie.

Werkpakket exporteren

De inhoud van een werkpakket kan op verschillende manieren geëxporteerd worden. Om te kunnen exporteren gaat u naar het tabblad Algemeen en klikt u op Exporteer. In het scherm dat opent ziet u verschillende exportmogelijkheden:

Werkpakket
U kunt het werkpakket exporteren naar PDF en Word. Deze export bestaat uit één bestand en bevat naast de algemene informatie een overzicht van alle toegevoegde items aan het werkpakket en een overzicht van alle registraties.

Registraties
U kunt alle geaccepteerde registraties van een werkpakket in één keer exporteren naar PDF, Word en Excel. Wanneer u kiest voor PDF of Word, dan krijgt u een zip-bestand dat bestaat uit een mappenstructuur waarbij elke map het PDF- of Word document bevat van een registratie. Kiest u voor Excel, dan ontvangt u een document met daarin de ‘platgeslagen’ data van de geaccepteerde registraties verdeeld over verschillende tabbladen.

Afbeeldingen
Als u deze optie aanvinkt, dan ontvangt u van elke geëxporteerde registratie de losse afbeeldingen in een aparte map.

U kunt even wachten totdat de export gereed is om het exportbestand direct vanaf deze locatie te downloaden. U kunt ook het venster wegklikken en het bestand op een later moment downloaden. De export vindt u terug in het zijmenu onder Geëxporteerde bestanden.

Notificaties

In de tab Algemeen wordt de schakelaar Notificaties weergegeven. Met deze schakelaar kunt u zich abonneren op een werkpakket. Dit houdt in dat u een notificatie per e-mail ontvangt voor elke registratie die binnenkomt in de inbox en tot het werkpakket behoort waar u zich op geabonneerd hebt.

Deze e-mail wordt verstuurd naar het adres dat gekoppeld is aan uw Gappless account. In de e-mail wordt een link getoond waarmee u naar de betreffende registratie kunt gaan. Iedere gebruiker die toegang heeft tot de werkpakkettenboom van een project kan dit voor zichzelf instellen. U kunt zich op meerdere werkpakketten abonneren.

Om notificaties te ontvangen doet u het volgende:

1. Selecteer het werkpakket waar u notificaties van wilt ontvangen.
2. Zet Notificaties op Aan.
3. Ga naar het Menu rechtsboven.
4. Klik op Mijn profiel.
5. Zet de Notificaties schakelaar hier ook op Aan (als deze nog niet aanstaat).

In onderstaand schema ziet u de verschillende instellingen die mogelijk zijn en bij welke instellingen u wel of geen notificaties ontvangt:

Als u even helemaal geen notificaties wilt ontvangen, dan hoeft u dus alleen de schakelaar in Mijn profiel op Uit te zetten. Wilt u ze wel weer ontvangen? Dan zet u deze schakelaar weer om.