Werkpakketten

Inhoud

Werkpakkettenboom	Tabeloverzicht

In de Werkpakkettenboom maakt u een decompositie van werkpakketten om al het werk van een project overzichtelijk op te delen. Het gebruik van werkpakketten stelt u daarnaast in staat om deelopleveringen te doen. De weergave is een boomstructuur welke handig is voor het opstellen van relaties tussen werkpakketten. Er kunnen verschillende niveaus aangebracht worden door het aanmaken van categorieën. Daarnaast worden de werkpakketten in een tabeloverzicht weergegeven. Werkpakketten worden gesynchroniseerd met de mobiele app.

Voor meer informatie over het aanmaken van werkpakketten gaat u naar het artikel Aan de slag > Project inrichten > Werkpakketten aanmaken.

Detailoverzicht

Als een werkpakket aangemaakt is, dan is de volgende stap dat het werkpakket gevuld moet worden met informatie en projectonderdelen zoals activiteiten, objecten en projectleden. Hier gebruikt u de tabs voor die rechts in het detailoverzicht van een werkpakket staan (zie plaatje). De status, het ID en de naam van het werkpakket worden erboven getoond, alsook de knoppen om de status te wijzigen.

Voor meer informatie over het toevoegen van projectonderdelen aan een werkpakket gaat u naar het artikel Aan de slag > Project inrichten > Werkpakketten inrichten.

Het Werkpakket ID (PWBS) is een uniek identificatienummer dat een werkpakket automatisch krijgt zodra het aangemaakt is. Het wordt gebruikt om een werkpakket te herleiden in het webportaal en in verschillende exports. Het ID kan niet gewijzigd worden.

Algemeen

Om te beginnen ziet u in deze tab een schakelaar waarmee Notificaties aan- of uitgezet kunnen worden. Rechts hiervan wordt de knop Exporteer weergegeven waarmee u een werkpakket in verschillende bestandsformaten kunt downloaden. Verder kunt u in deze tab algemene informatie invoeren. De belangrijkste velden worden hieronder toegelicht.

Code

Geef elk werkpakket een (unieke) code waarmee ze geïdentificeerd en herleid kunnen worden. De werkpakket code wordt gesynchroniseerd met de mobiele app. Deze is zichtbaar voor een app-gebruiker en kan in de app als zoekterm gebruikt worden voor het vinden van een werkpakket of activiteit.

Naam

De naam van het werkpakket. Het veld is verplicht.

Startdatum

Vul in wanneer er gestart wordt met de uitvoering van een werkpakket.

Een startdatum heeft invloed op de synchronisatie van een werkpakket. Zet u de startdatum op een dag in de toekomst, dan zal het werkpakket pas vanaf die datum gesynchroniseerd worden.

Einddatum

Vul in wanneer de uitvoering van een werkpakket eindigt. Net zoals de startdatum is de einddatum van invloed op de synchronisatie van een werkpakket met de mobiele apps. De synchronisatie zal stoppen op de ingestelde einddatum.

Projectfase

Ken een werkpakket toe aan een bepaalde projectfase. Er zijn vier standaard projectfasen in Gappless: Schets, Ontwerp/Engineer, Realisatie en Beheer & Onderhoud. Deze kunt u desgewenst configureren in het project.

Werkpakketactiviteiten

In deze tab beheert u de activiteiten die relevant zijn voor een werkpakket. Klik hier om te zien hoe u activiteiten vanuit de activiteitenboom toevoegt aan een werkpakket.

Werkpakketactiviteit (de)activeren

Activiteiten die aan een werkpakket toegevoegd zijn, kunnen niet meer verwijderd worden uit het werkpakket. Ze kunnen wel gedeactiveerd worden. Dit doet u door een activiteit te selecteren en op Deactiveer te klikken. Het statusbolletje verandert in . De gedeactiveerde activiteit wordt voor het betreffende werkpakket niet langer gesynchroniseerd met de app. De projectleden die aan het werkpakket toegevoegd zijn kunnen de activiteit niet meer selecteren in dit werkpakket.

Om een gedeactiveerde werkpakketactiviteit weer te activeren selecteert u de activiteit en klikt u op Activeer. Het statusbolletje verandert in . De activiteit zal nu weer gesynchroniseerd worden.

De status van een activiteit wordt alleen aangepast voor het werkpakket waarin de actie uitgevoerd wordt. Het is niet van invloed op de status van de activiteit in werkpakketten waar hij misschien nog meer aan toegevoegd is.

Is de status van een werkpakketactiviteit Actief, maar is hij niet zichtbaar in de mobiele app? Kijk dan in de activiteitenboom of er een actief touchform gekoppeld is aan de activiteit.

Werkpakketactiviteit bewerken

Selecteer een activiteit en klik op Bewerken om een werkpakketactiviteit te voorzien van meer informatie. De belangrijkste velden worden hier toegelicht:

Locaties

In deze tab beheert u de locaties waar de activiteiten van het werkpakket uitgevoerd worden. Klik hier om te zien hoe u locaties vanuit de locatieboom toevoegt aan een werkpakket.

Locatie (de)activeren

Dit werkt op dezelfde manier zoals beschreven bij Werkpakketactiviteiten. Zolang een locatie gedeactiveerd is, geldt voor het betreffende werkpakket dat er geen registraties gemaakt kunnen worden van activiteiten op die locatie.

Is de status van een locatie Actief, maar is hij niet zichtbaar in de mobiele app? Kijk dan in de locatieboom of de status van de locatie daar op Actief staat.

GPS

Zet GPS aan in het project om app-gebruikers in staat te stellen een GPS-locatie toe te voegen aan registraties.

Projectleden

In deze tab beheert u de projectleden die de uitvoering van de activiteiten registreren met de mobiele app. Klik hier om te zien hoe u projectleden toevoegt aan een werkpakket.

Projectlid (de)activeren

Dit werkt op dezelfde manier zoals beschreven bij Werkpakketactiviteiten. Een projectlid die gedeactiveerd is in een werkpakket kan geen registraties meer maken van de activiteiten die in het werkpakket zitten, omdat het werkpakket niet langer gesynchroniseerd wordt met zijn mobiele app.

Is de status van een projectlid Actief, maar is het werkpakket niet zichtbaar in zijn mobiele app? Kijk dan in Projectorganisatie of de status van de persoon daar op Actief staat.

Objecten

In deze tab beheert u de objecten waar de activiteiten van het werkpakket op uitgevoerd worden. Klik hier om te zien hoe u objecten vanuit de objectenboom toevoegt aan een werkpakket.

Object (de)activeren

Dit werkt op dezelfde manier zoals beschreven bij Werkpakketactiviteiten. Zolang een object gedeactiveerd is, geldt voor het betreffende werkpakket dat er geen registraties gemaakt kunnen worden van activiteiten op dit object.

Is de status van een object Actief, maar is hij niet zichtbaar in de mobiele app? Kijk dan in de objectenboom of de status van het object daar op Actief staat.

Registraties

In deze tab vindt u de registraties die gemaakt zijn van de uitgevoerde activiteiten van het geselecteerde werkpakket. Selecteer een registratie en klik op Openen om de registratie te bekijken of te controleren. De registraties kunnen geëxporteerd worden naar PDF, Word en Excel. Daarnaast kan het overzicht naar Excel geëxporteerd worden door op Naar Excel exporteren te klikken.

Annotatiedocument

Als u een annotatieset hebt toegevoegd aan een touchform, dan is het belangrijk dat er een annotatiedocument, zoals een plattegrond, toegevoegd wordt aan de activiteit waar het touchform onderdeel van is. Op dit document brengt een app-gebruiker zijn annotaties aan.

Het toevoegen vindt plaats in het werkpakket:

1. Selecteer in de tab Werkpakketactiviteiten de activiteit waar het om gaat en klik op Bewerken.
2. Klik op Toevoegen onder het kopje Annotatiedocumenten en upload het document.

Er kunnen meerdere documenten toegevoegd worden, maar er kan maar één document actief zijn. Om een document actief te zetten, klikt u op het document en vervolgens op Activeer. Klik op Download om een annotatiedocument te downloaden.

Het document dient een PDF van 1 pagina en van maximaal 5 MB grootte te zijn.

Notificaties

In de tab Algemeen wordt de schakelaar Notificaties weergegeven. Met deze schakelaar kunt u zich abonneren op een werkpakket. Dit houdt in dat u een notificatie per e-mail ontvangt voor elke registratie die binnenkomt in de inbox en tot het werkpakket behoort waar u zich op geabonneerd hebt.

Deze e-mail wordt verstuurd naar het adres dat gekoppeld is aan uw Gappless account. In de e-mail wordt een link getoond waarmee u naar de betreffende registratie kunt gaan. Iedere gebruiker die toegang heeft tot de werkpakkettenboom van een project kan dit voor zichzelf instellen. U kunt zich op meerdere werkpakketten abonneren.

Om notificaties te ontvangen doet u het volgende:

1. Selecteer het werkpakket waar u notificaties van wilt ontvangen.
2. Zet de schakelaar voor Notificaties aan.
3. Klik op rechtsboven in het scherm.
4. Klik op Mijn profiel.
5. Zet de schakelaar hier ook aan (als dit nog niet het geval is).

In onderstaand schema ziet u de verschillende instellingen die mogelijk zijn en bij welke instellingen u wel of geen notificaties ontvangt:

Als u even helemaal geen notificaties wilt ontvangen, dan hoeft u dus alleen de schakelaar in Mijn profiel op Uit te zetten. Wilt u ze wel weer ontvangen? Dan zet u deze schakelaar weer om.

Werkpakket exporteren

Exporteer werkpakketten om toe te voegen aan bijvoorbeeld een opleverdossier. De inhoud van een werkpakket kan op verschillende manieren geëxporteerd worden. Om te exporteren gaat u naar het tabblad Algemeen en klikt u op Exporteer. In het scherm dat opent ziet u verschillende exportmogelijkheden:

• Werkpakket
  Exporteer de gegevens van een werkpakket naar PDF of Word. Dit onderdeel is een soort van voorblad en bestaat uit één bestand. Het bevat naast de algemene informatie een overzicht van alle toegevoegde items en registraties.

• Registraties
  Voeg registraties toe aan de export. In dit geval zullen alle geaccepteerde registraties als losse bestanden geëxporteerd worden. U heeft de keuze uit PDF, Word en Excel.

  • Als u voor de registraties voor exportformaat PDF kiest, dan kunt u in het veld PDF-afbeeldingskwaliteit de standaardinstelling aanpassen naar Hoog. In dit geval zullen de afbeeldingen, die toegevoegd zijn aan de registratie(s), in een hogere resolutie geëxporteerd worden. Hierdoor zullen de afbeeldingen scherper zijn waardoor er beter op ingezoomd kan worden. Houdt er echter rekening mee dat de grootte van het exportbestand zal toenemen.
  • Wanneer u kiest voor Excel, dan ontvangt u een document met daarin de ‘platgeslagen’ data van de registraties verdeeld over verschillende tabbladen.

• Afbeeldingen
  Als u deze optie aanvinkt, dan ontvangt u van elke geaccepteerde registratie de losse afbeeldingen in een aparte map.

U kunt even wachten totdat de export gereed is om het exportbestand direct vanaf deze locatie te downloaden. U kunt ook het venster wegklikken en het bestand op een later moment downloaden. De export vindt u terug in het zijmenu van het project onder Geëxporteerde bestanden.