Activiteiten delen

Inhoud

Gappless biedt de mogelijkheid om activiteiten met onderliggende touchforms te kopiëren naar een andere klantomgeving.

Hoe werkt het?

U maakt een selectie van activiteiten in een project of op bedrijfsniveau. Daarbij wordt een overdrachtssleutel gegenereerd. Middels het invoeren van deze sleutel in de andere omgeving kunnen de activiteiten geïmporteerd worden.

Belangrijk om te weten

• Gebruikers met de rollen Functioneel beheerder en/of Projectconfigurator kunnen activiteiten delen.
• Alleen activiteiten met touchforms die de status Actief hebben kunnen gedeeld worden.
• De overdrachtssleutel is vanaf het moment van genereren één week geldig en kan slechts één keer gebruikt worden.
• Zolang de import nog niet is uitgevoerd in de doelomgeving, kan het delen ingetrokken worden in de bronomgeving.
• Zowel de activiteiten als de touchforms worden met status Concept in de doelomgeving geplaatst.
• De boomstructuur wordt niet overgenomen; de activiteiten worden onder elkaar in de doelomgeving geplaatst.
• Een export wordt na 28 dagen automatisch verwijderd uit de bronomgeving.

Hoe kan ik activiteiten delen?

Onderstaand stappenplan laat zien hoe activiteiten van een project in klantomgeving A (bronomgeving) naar een project in klantomgeving B (doelomgeving) gekopieerd kunnen worden.

Exporteren vanuit de bronomgeving

1. Open in klantomgeving A het project waarvan activiteiten gedeeld moeten worden.
2. Ga naar Projectactiviteiten.
3. Selecteer in de tab Tabeloverzicht de activiteiten die u wilt delen.
4. Klik op Delen.
5. Klik op Delen om de selectie van activiteiten te bevestigen.
6. De overdrachtssleutel wordt gegenereerd; kopieer deze door op Kopieer naar klembord te klikken.
7. Sluit het venster door op Sluiten te klikken.
8. De export wordt getoond in de tab Gedeelde activiteiten en heeft de status In behandeling.
9. Deel de overdrachtssleutel met de persoon waarmee u de activiteiten wilt delen.

Importeren in de doelomgeving

1. Open in klantomgeving B het project waar de activiteiten naartoe gekopieerd moeten worden.
2. Ga naar Projectactiviteiten.
3. Klik op Overdrachtssleutel invoeren in de tab Tabeloverzicht.
4. Plak de sleutel die u ontvangen hebt in het veld en klik op Controleren.
5. Klik op Accepteren om de activiteiten te importeren.
6. De activiteiten zijn geïmporteerd; laadt de pagina opnieuw om de activiteiten te zien in het tabeloverzicht en de activiteitenboom.
7. In klantomgeving A verandert de status van de export naar Afgerond.

De volgende scenario’s zijn ook mogelijk:

• Bronomgeving - Project > Doelomgeving - Bedrijfsniveau.
• Bronomgeving - Bedrijfsniveau > Doelomgeving - Project.
• Bronomgeving - Bedrijfsniveau > Doelomgeving - Bedrijfsniveau.

Het stappenplan is voor elk scenario hetzelfde; alleen de locatie in een of beide omgeving(en) verschilt.