Objecten

Inhoud

Objecten kunnen op verschillende manieren toegevoegd worden aan projecten in Gappless:

• Handmatig: Maak zelf objecten aan in de objectenboom. Deze manier verdient de voorkeur als het om een relatief klein aantal objecten gaat en er geen sprake is van een integratie met een extern systeem.
• Projectduplicatie: Dupliceer een bestaand project om de objectenboom daarvan te gebruiken in een nieuw project.
• Webservices: Deze manier maakt het mogelijk om een objectenboom die beheerd wordt in een extern systeem, zoals Relatics, in Gappless te gebruiken.
• Handmatig via een Excel-bestand (.xlsx): Vul een Excel-bestand met objecten die wij vervolgens importeren. Gaat het om een groot aantal objecten en zijn bovenstaande opties niet van toepassing? Voeg ze dan toe met behulp van dit importbestand. U gebruikt het bestand om zowel de inhoud als de structuur van de objectenboom te definiëren.

In dit artikel wordt het importeren van objecten via het Excel-bestand verder toegelicht.

Tips

• Lees de notities die toegevoegd zijn aan de kolommen in rij 1 in het importbestand en volg deze op. Deze helpen u bij het correct invullen.
• Houdt u de boom up-to-date via het importbestand? Zet dan in het project de inhoud en structuur van de objectenboom op niet aanpasbaar via Configuratie > Gebruikersinterface. Dit voorkomt handmatige aanpassingen in de boom. Tussentijdse wijzigingen in het project zorgen namelijk voor een nieuwe versie die niet meer overeenkomt met het importbestand, waardoor een vervolgimport kan mislukken.

Belangrijk om te weten

• Een import bouwt de gehele objectenboom opnieuw op. Wilt u bij een vervolgimport de huidige inhoud en structuur behouden? Zorg er dan voor dat alle objecten – dus ook de bestaande – in het importbestand staan. Objecten die ontbreken in het bestand worden namelijk verplaatst naar het hoofdniveau. Ze worden niet verwijderd, maar verliezen wel hun plek in de structuur. U kunt dit later herstellen met een nieuwe update, maar u voorkomt dit extra werk door vooraf te controleren of het bestand compleet is.

• Sortering vindt plaats op alfabetische volgorde van de objectcode. Het is belangrijk hier rekening mee te houden als u de volgorde van de objecten in het importbestand terug wilt zien in het project. Voorbeeld:

  Objectnaam	Objectcode	Resultaat in project
  Moot	1	Moot
  Moot 1	1.1	Moot 1
  Moot 2	1.2	Moot 10
  Moot 10	1.10	Moot 2

  Objectnaam	Objectcode	Resultaat in project
  Moot	1	Moot
  Moot 1	1.01	Moot 1
  Moot 2	1.02	Moot 2
  Moot 10	1.10	Moot 10

Extern ID-mechanisme

De kolommen Projectnaam (A) t/m Algemene objectgegevens (N) hebben betrekking op de data van een object. De kolommen Extern ID (O) t/m Extern ID type (Q) hebben betrekking op het Extern ID-mechanisme. Dit mechanisme wordt gebruikt tijdens het importeren. Het is bedoeld om een relatie tussen objecten in Gappless en dezelfde objecten in een extern systeem vast te leggen. Deze kolommen worden gebruikt voor twee doelen:

1. Het opzoeken van referenties naar andere rijen, bijvoorbeeld om een moederobject te identificeren.
2. Het opzoeken van reeds bestaande objecten in een project. Dit is uiteraard alleen mogelijk bij vervolgimporten.

Extern ID

Waardes voor Extern ID (O) moeten uniek zijn binnen hun Extern ID type (Q). De waardes voor Extern ID worden opgeslagen binnen Gappless. Deze zijn vanuit het webportaal niet in te zien.

Extern ID moeder

De kolom Extern ID moeder (P) gebruikt u om structuur aan te brengen in de boom. Wilt u bijvoorbeeld dat Object B op rij 2 onder Object A op rij 1 valt? Zoek het Extern ID (uit kolom O) van Object A op. Vul dat ID in bij Object B in kolom P (Extern ID moeder).

Extern ID type

Voor alle objecten in een importbestand geldt dat ze hetzelfde Extern ID type (Q) moeten hebben. Het maakt in principe niet uit hoe dit type genoemd wordt. Als de objecten uit een extern systeem komen, dan is ons advies om de naam van dit systeem te gebruiken (bijvoorbeeld Relatics). U blijft dezelfde naam gebruiken in het geval van vervolgimporten.

• GAPPLESS als Extern ID type

  Gebruik GAPPLESS als Extern ID type als er een vervolgimport uitgevoerd moet worden in de volgende twee situaties:

  • GAPPLESS is als Extern ID type gebruikt voor de initiële import.
  • Er zijn tussentijds handmatig nieuwe objecten toegevoegd aan de boom in het project (iets dat wij afraden).

  Wat moet u doen om ervoor te zorgen dat in beide situaties de gehele boom zijn structuur behoudt tijdens een vervolgimport?
  Zorg ervoor dat alle objecten in het importbestand staan. Omdat er voor de objecten uit deze twee situaties geen extern ID beschikbaar is, moet u de objectcode van elk object als extern ID gebruiken. De objectcode is namelijk wel beschikbaar. Omdat elk extern ID uniek moet zijn, moet ook elke objectcode uniek zijn, zowel in het project als in het importbestand. Voor alle toekomstige vervolgimporten blijft u GAPPLESS als Extern ID type gebruiken.

Controles

In het importbestand zitten een aantal automatische controles ingebouwd in de kolommen R tot en met U. Deze helpen u om fouten te ontdekken voordat u het bestand naar Support mailt.

Wat u zelf dient te controleren

Er zijn een aantal aspecten die niet automatisch gecontroleerd worden, maar wel als resultaat hebben dat de import mislukt als ze niet correct opgenomen zijn in het importbestand. We vragen u hier alert op te zijn.

• Verplichte kolommen

  De volgende kolommen zijn voor elk object verplicht om in te vullen: Objectnaam (B), Objectstatus (C), Objectcode (D), Extern ID (O) en Extern ID type (Q). Kolom Extern ID moeder (P) is verplicht als er sprake is van moeder-kind relaties.

• Statuswijzigingen

  In kolom C vult u de status van een object in. Let erop dat de namen in het importbestand net iets anders zijn dan in het webportaal. U mag een status alleen volgens de onderstaande regels wijzigen:

  Status in importbestand	Status in webportaal	Toegestane wijziging
  Nieuw	CONCEPT	Nieuw > Definitief of Inactief
  Definitief	ACTIEF	Definitief > Inactief
  Inactief	INACTIEF	Inactief > Definitief

• Objecten mogen niet naar zichzelf of elkaar verwijzen

  Voorbeeld 1: de moeder van object A is object A. Dit is uiteraard een ongeldige structuur.
  Voorbeeld 2: de moeder van object B is object A en de moeder van object A is object B. Ook dit is geen geldige structuur.

• Lege rijen

  Er dienen geen tussenliggende rijen in het bestand voor te komen die leeg zijn. Lege rijen onder de laatst ingevulde rij kunnen blijven staan.

• Tabbladen

  Het importbestand dient alleen het blad Uploadsheet te bevatten.

Importeren

Om via het Excel-bestand objecten te importeren voert u de volgende stappen uit:

1. Download het importbestand.
2. Voeg objecten toe.
3. Controleer de inhoud op juistheid door o.a. de bovenstaande controles na te lopen.
4. Sla het importbestand op.

Het bestand mailt u naar Support . Geef hierbij aan om welke klantomgeving het gaat en wat de naam en het UUID van het project is (zie plaatje voor voorbeeld). Wij zorgen ervoor dat het bestand geïmporteerd wordt.

Een import blijft uw eigen verantwoordelijkheid. Controleer het bestand daarom altijd goed voordat u het opstuurt. Wij controleren hem ook, maar we hebben geen zicht op de juistheid van de inhoud.