Touchforms

Inhoud

Touchforms beheren

Touchforms worden in Gappless gekoppeld aan activiteiten. Het maken en beheren van touchforms vindt plaats in de activiteitenboom, net zoals de activiteiten zelf. Als u een activiteit selecteert, dan ziet u in het detailoverzicht in het onderste gedeelte van de tab Actief de plek waar dit gebeurt (zie plaatje).

Voor meer informatie over hoe u een touchform kunt toevoegen aan een activiteit en hoe u groepen en vragen kunt toevoegen aan een touchform gaat u naar het artikel Aan de slag > Project aanmaken > Touchforms aanmaken.

Touchforms beheren

Hieronder wordt de werking van de knoppen beschreven die gebruikt kunnen worden bij het beheren van touchforms.

Nieuw

Op projectniveau heeft u de mogelijkheid om op verschillende manieren een touchform toe te voegen aan een activiteit. Als u op Nieuw klikt, dan ziet u in een nieuw venster de volgende opties:

LET OP! U kunt geen touchform toevoegen aan een projectactiviteit als de relatiestatus van de activiteit Sterk is.

Touchform ID

Het Touchform ID is een uniek nummer dat ieder touchform automatisch krijgt op het moment dat een touchform aangemaakt en toegevoegd wordt aan een activiteit. Middels het ID kan een registratie herleid worden naar het touchform dat gebruikt is om de registratie mee te doen, zoals in de inbox (kolom Touchform ID).
Daarnaast wordt het ID gebruikt bij het maken van exports van registraties. Een van de opties bij het exporteren is namelijk om alle registraties te exporteren die gebruik maken van dezelfde touchform versie.
Verder wordt het ID getoond in verschillende exports. Het ID kan niet gewijzigd worden.

Openen

Als u de inhoud van een touchform wilt bekijken of bewerken, dan klikt u op Openen. Het touchform opent in de Touchform Editor. Zolang het touchform de status Concept heeft kunt u het bewerken. Is de status Definitief, dan opent het touchform in read-only.

Publiceer

Als u een touchform in gebruik wilt nemen, dan selecteert u deze en klikt u op Publiceer. U selecteert een Startdatum en klikt vervolgens op Opslaan om te bevestigen. De Publicatiestatus van het touchform staat nu op Actief en de Touchformstatus op Definitief. De activiteit met het onderliggende touchform kan nu toegevoegd worden aan werkpakketten in het project.

LET OP! Om een touchform te kunnen publiceren dient de status van de activiteit op Actief te staan.

Voor meer informatie over het publiceren van een nieuwe versie van een touchform gaat u naar het kopje Versiebeheer.

Einddatum aanpassen

Een touchform kan voorzien worden van een Einddatum. Dit doet u door een touchform te selecteren en op Einddatum aanpassen te klikken. In het venster dat verschijnt klikt u op het veld Einddatum, selecteert u de gewenste datum en klikt u op Opslaan om te bevestigen.
Op de einddatum verloopt het touchform en zal de Publicatiestatus van het touchform aangepast worden van Actief naar Inactief. Het touchform ‘verhuist’ van de tab Actief van de activiteit naar de tab Versiebeheer.
Een reden waarom u dit zou willen doen is omdat de activiteit niet langer van toepassing is.

Omdat de activiteit nu geen actief touchform meer heeft, wordt ook de synchronisatie van de activiteit naar de app gestopt. Een app-gebruiker kan de activiteit niet meer selecteren. Het kan echter voorkomen dat een app-gebruiker een registratie van de activiteit nog niet voltooid heeft. Deze staat nog op z’n werkblad en moet nog ingestuurd worden. In dit geval treedt Lifecycle in werking. Dit mechanisme zorgt ervoor dat de registratie niet zomaar verwijderd wordt van het werkblad. Er wordt een waarschuwingsicoontje getoond bij de activiteit. Wanneer er op de activiteit getikt wordt, wordt er een melding getoond met het verzoek om de activiteit z.s.m. in te sturen, omdat de activiteit inactief is.
Beter is natuurlijk om een einddatum in te stellen die pas ingaat nadat alle registraties van de activiteit voltooid en ingestuurd zijn.

Een eenmaal ingestelde einddatum kan indien nodig aangepast worden. Hiervoor selecteert u het touchform, klikt u op Einddatum aanpassen, klikt u op het veld Einddatum, selecteert u een andere datum en klikt u op Opslaan om te bevestigen.
Ook in het geval dat er een nieuwe versie van een touchform gepubliceerd is met een startdatum in de toekomst kan de einddatum van de huidige versie aangepast worden. Automatisch krijgt de huidige versie een einddatum die aansluit op de startdatum van de nieuwe versie (zie kopje Versiebeheer), maar deze kan in dit geval vervroegd worden. Deze aanpassing is niet van invloed op de startdatum van de nieuwe versie.

De einddatum kan ook verwijderd worden. In het venster waarin de einddatum aangepast kan worden klikt u op Leeg de einddatum, bevestigt u met Ja en klikt u vervolgens op Opslaan.
De einddatum kan niet verwijderd worden wanneer er een nieuwe versie van een touchform gepubliceerd is met een startdatum in de toekomst.

Verwijderen

U verwijdert een touchform door een touchform te selecteren, op Verwijderen te klikken en vervolgens op Ja te klikken om te bevestigen.
Alleen een touchform met de status Concept kan verwijderd worden.

Voorbeeld touchform

Als u een touchform selecteert, de status maakt in dit geval niet uit, en vervolgens op Voorbeeld touchform klikt, dan wordt er een venster geopend waarin het touchform getoond wordt in de opmaak van een registratie. Deze functie is vooral handig wanneer u bezig bent met het maken en vormgeven van een touchform. Op deze manier krijgt u een goed beeld van hoe het touchform getoond wordt in de app en als registratie in de inbox. Ook is er de mogelijkheid om er een print van te maken. Hiervoor klikt u op Afdrukken in het geopende venster.

Voorbeeld in app

Een andere manier waarop u een touchform kunt bekijken is in de mobiele app. Hiervoor selecteert u een touchform, de status maakt wederom niet uit, en klikt u op Voorbeeld in app. Voordat u op deze knop klikt dient u ingelogd te zijn op de mobiele app met dezelfde gebruikersnaam als waarmee u ingelogd bent op het webportaal. De activiteit met het gekoppelde touchform zal vervolgens in de app verschijnen. U kunt het touchform bekijken en de vragen invullen. Ook deze functie is vooral handig om te bepalen of de opmaak van een touchform op een logische manier in elkaar steekt. Omdat het om een voorbeeld gaat kan de activiteit niet ingestuurd worden.
Deze functie is standaard niet zichtbaar en is alleen beschikbaar voor iOS apparaten. Als u gebruik wenst te maken van de functie, laat ons dit dan weten. Wij zullen de functie dan voor u aanzetten.

Versiebeheer

Een gepubliceerd touchform kan vervangen worden door een nieuwe versie. U kunt dus naast het actieve touchform werken aan een nieuw touchform (zie Nieuw voor de opties). Zodra deze gereed is voor publicatie klikt u op Publiceer en kiest u een Startdatum. Wanneer u een nieuwe versie in kunt laten gaan ziet u in deze tabel:

Startdatum huidige versie Startdatum nieuwe versie
Verleden Vandaag of later
Vandaag Morgen of later
Toekomst Dag volgend op startdatum huidige versie of later

Zodra de nieuwe versie voorzien is van een startdatum zal de huidige versie automatisch een Einddatum krijgen. In de tabel ziet u wanneer de huidige versie zal verlopen:

Startdatum nieuwe versie Einddatum huidige versie
Vandaag Direct
Morgen Vandaag
Toekomst Dag voor startdatum nieuwe versie

Lifecycle

Om ervoor te zorgen dat activiteiten gewoon beschikbaar blijven en gebruikt kunnen blijven worden in de app hebben we Lifecycle ontwikkeld.
Lifecycle zorgt er in dit geval voor dat een app-gebruiker zonder problemen kan blijven werken in de app wanneer een activiteit geüpdatet is met een nieuwe versie van het gekoppelde touchform. Het ondervangt verschillende scenario’s die zich in de app kunnen voordoen wanneer dit gebeurt. Hieronder wordt getoond welke dit zijn en wat Lifecycle regelt voor elk scenario.

Scenario Actie Lifecycle
Een nieuw exemplaar van de activiteit wordt geselecteerd. De activiteit wordt getoond met de nieuwe versie van het touchform.
Een exemplaar van de activiteit was al geselecteerd en stond al op het werkblad, maar was nog niet geopend. De activiteit wordt getoond met de nieuwe versie van het touchform.
Een exemplaar van de activiteit was al geselecteerd, stond al op het werkblad en was ook al een keer geopend. De activiteit wordt getoond met de versie die actief was toen de activiteit voor de eerste keer geopend werd. Er wordt een waarschuwingsicoontje getoond bij de activiteit en wanneer er op de activiteit getikt wordt, wordt er een melding getoond met het verzoek om de activiteit z.s.m. in te sturen, omdat het touchform verlopen is.

Touchform Editor

Touchform Editor

Het fundament van een goed touchform legt u in eerste instantie met wat denkwerk. U kunt zich bijvoorbeeld afvragen: welke vragen moet ik toevoegen en hoe moet ik die vragen formuleren om de uitvoering van een activiteit goed geregistreerd te krijgen, zodat ik aan kan tonen dat het eindresultaat voldoet aan de gestelde normen en eisen?
Daarnaast is het belangrijk om het touchform zo in te delen dat het overzichtelijk is voor de app-gebruiker, zodat hij de registratie makkelijk kan uitvoeren.
De indeling geeft u vorm met groepen en vraag- en antwoordtypes.

Voor meer informatie over hoe u groepen en vragen kunt toevoegen aan een touchform gaat u naar het artikel Aan de slag > Project aanmaken > Touchforms aanmaken.

Groepen

Met Groepen brengt u structuur aan in een touchform. Door goed gebruik te maken van groepen kunt u de vragen die in het touchform moeten komen te staan logisch indelen. Hiermee voorkomt u dat het touchform één lange lijst van vragen wordt; iets dat al snel onoverzichtelijk wordt. Bestaat een activiteit uit een paar verschillende onderdelen die uitgevoerd en geregistreerd moeten worden? Maak dan voor elk onderdeel een aparte groep aan bijvoorbeeld.

Vraag- en antwoordtypes

Met goedgekozen vragen zorgt u ervoor dat u aantoonbaar kunt werken. Om u hierbij zo goed mogelijk te helpen heeft u de keuze uit verschillende vraag- en antwoordtypes. Het toevoegen van een vraag aan een groep begint altijd eerst met het kiezen van een vraagtype. Daarna kiest u een antwoordtype. Met het kiezen van een Vraagtype selecteert u de manier hoe de vraag getoond moet worden in een touchform. Antwoordtypes zijn de verschillende mogelijkheden waarop een vraag beantwoord kan worden. Welke types u kunt gebruiken ziet u hieronder.

Vraagtypes

Type Wat u ermee kunt Voorbeeld
Enkele vraag Maak een enkele vraag aan in een groep. Enkele vraag
Vragenset Een vragenset voegt u toe aan een groep. Aan de set voegt u vervolgens vragen toe. Zo ontstaat een set van vragen die apart staat van de andere vragen in een touchform. Een vragenset kunt u gebruiken voor een specifiek te registreren onderdeel van een activiteit bijvoorbeeld. Vragenset
Herhalende vragenset Werkt hetzelfde als de Vragenset met dit verschil dat de app-gebruiker de set met vragen kan herhalen zo vaak als nodig is. Herhalende vragenset
Tabelset Hiermee kunt u tabellen zichtbaar maken in de mobiele app. De kolommen zijn tijdens de opmaak te configureren. De app-gebruiker kan rijen toevoegen zoveel als nodig is. Tabelset
Annotatieset Maak een vragenset aan die gekoppeld kan worden aan een document. De app-gebruiker kan pinnen laten vallen en verslepen naar elke plek op het document. Als hij op een pin tikt opent de set met vragen. Het document kan vergroot en verkleind worden middels pinch-to-zoom. Annotatieset

Antwoordtypes

Type Wat u ermee kunt Voorbeeld
Tekst Geeft de mogelijkheid tot tekstuele invoer in een vrij invoerveld. Veld voorbeeld
Nummer Geeft de mogelijkheid tot numerieke invoer. Veld voorbeeld
Datum De app-gebruiker kan een datum selecteren. Veld voorbeeld
Tijd De app-gebruiker kan een tijd selecteren. Veld voorbeeld
Datum en tijd De app-gebruiker kan een datum en een tijd selecteren. Veld voorbeeld
Aangevinkt De app-gebruiker krijgt een checkbox te zien waarin hij een vinkje aan of uit kan zetten. Veld voorbeeld
Ja/Nee De app-gebruiker kan hier Ja of Nee selecteren. Veld voorbeeld
Ja/Nee/Nvt De app-gebruiker kan hier Ja, Nee of Niet van toepassing selecteren. Veld voorbeeld
Multiple choice enkel antwoord De antwoorden zijn vooraf te configureren in de editor. De app-gebruiker krijgt deze in een lijstje te zien en kan ze aanvinken. Er kan maar één antwoord geselecteerd worden. Veld voorbeeld
Multiple choice enkel antwoord met tekstveld voor alternatief De antwoorden zijn vooraf te configureren in de editor. De app-gebruiker krijgt deze in een lijstje te zien en kan ze aanvinken. Er kan maar één antwoord geselecteerd worden. Als het juiste antwoord er niet tussen staat, dan kan er een alternatief antwoord ingevuld worden. Veld voorbeeld
Multiple choice meerdere antwoorden De antwoorden zijn vooraf te configureren in de editor. De app-gebruiker krijgt deze in een lijstje te zien en kan ze aanvinken. Er kunnen meerdere antwoorden geselecteerd worden. Veld voorbeeld
Mutliple choice meerdere antwoorden met tekstveld voor alternatief De antwoorden zijn vooraf te configureren in de editor. De app-gebruiker krijgt deze in een lijstje te zien en kan ze aanvinken. Er kunnen meerdere antwoorden geselecteerd worden. Als het juiste antwoord er niet tussen staat, dan kan er ook een alternatief antwoord ingevuld worden. Veld voorbeeld
Foto Dit geeft de app-gebruiker de mogelijkheid om foto's toe te voegen aan een registratie. U kunt zoveel fotovragen aan een touchform toevoegen als u wilt. Per fotovraag kan de app-gebruiker maximaal 5 foto's toevoegen. De app-gebruiker kan ook tekenen op een foto; hij heeft keuze uit een pen of stift en meerdere kleuren. Veld voorbeeld
Lijntekening Hiermee kan de app-gebruiker schetsen maken. Hij ziet een wit canvas en heeft de keuze om daarop te tekenen met pen of stift. Ook heeft hij de mogelijkheid om meerdere kleuren te kiezen. Veld voorbeeld
Handtekening De app-gebruiker kan hier een handtekening invoeren. Hij ziet een wit canvas en kan hier direct op tekenen. Hier kunnen geen lijndiktes of kleuren gekozen worden. Veld voorbeeld
Locatie Op een Google Maps kaart kan de app-gebruiker een GPS-locatie selecteren. Om onnauwkeurigheid te compenseren kan hij de pin nog een stukje verplaatsen zodat de locatie goed geregistreerd wordt. Veld voorbeeld
Instructie U hebt de mogelijkheid om instructies toe te voegen aan een registratie. U kunt een instructie toevoegen aan groepen en aan sets. Een instructie kan bestaan uit alleen tekst, alleen een plaatje of een combinatie hiervan.
Berekening In een tabelset heeft u de mogelijkheid om het resultaat van twee verschillende waardes in eenzelfde rij te berekenen. De bewerkingen die u kunt uitvoeren zijn optellen, aftrekken, vermenigvuldigen en delen.

Opties bij antwoordtypes

Vraag bewerken

Verplichtstelling

Een vraag die absoluut beantwoord moet worden bij een registratie, kunt u verplicht maken. Dit doet u door bij het maken van de vraag de optie Verplicht op Ja te zetten. Een verplichte vraag wordt in het rood weergegeven in de mobiele app. Een registratie kan pas verstuurd worden door een app-gebruiker als alle verplichte vragen beantwoord zijn.

Achtervoegsel

Bij sommige antwoordtypes kunt u een achtervoegsel plaatsen. Denk bijvoorbeeld aan SI eenheden als mm of kg.

Standaardwaarde

Met een standaardwaarde kunt u tijdens de opmaak van een vraag een standaardantwoord invullen. Dit antwoord wordt getoond aan de app-gebruiker en kan eventueel aangepast worden door hem.

Zichtbaarheid

Met betrekking tot de zichtbaarheid van een vraag kunt u kiezen uit:

De optie Zichtbaarheid is alleen beschikbaar voor vragen die gemaakt worden met Enkele vraag als vraagtype.

Met de functie Zichtbaarheid kunt u een touchform overzichtelijk houden.
TIP: Met de mogelijkheden kunnen er hele ingewikkelde constructies gemaakt worden op basis waarvan een vraag een keer zichtbaar wordt. Doe uw collega’s die uiteindelijk moeten werken met het touchform een plezier en houdt het eenvoudig. De ervaring leert dat het gebruiksgemak eerder verkleind wordt dan vergroot wanneer er een veelvoud aan condities toegevoegd wordt aan een vraag.