☰
Navigation :

Bedrijfsconfiguratie instellen

Inhoud

Stap 2 van het inrichten van uw Gappless omgeving is het instellen van de verschillende configuratie-items op bedrijfsniveau. Onder Algemeen > Configuratie vindt u items, gerangschikt in tabs, die voor verschillende onderdelen van uw omgeving geconfigureerd kunnen worden. U hoeft natuurlijk alleen de items die daadwerkelijk gebruikt gaan worden te configureren. Het is niet verplicht. Het voordeel van het configureren van deze items op bedrijfsniveau is echter, dat een aantal 1-op-1 overgenomen wordt als er een nieuw project aangemaakt wordt. Dit zijn:

In de projecten kunt u ze altijd aanpassen als dat gewenst is. Ook kunt u daar items toevoegen.

U kunt hier uw Bedrijfslogo uploaden. Het bedrijfslogo zal in PDF en Word exports getoond worden als een project niet voorzien is van een exportlogo of projectlogo.

  1. Klik op Logo uploaden.
  2. Selecteer uw logo en klik op Openen in de pop-up.
  3. Het logo is geüpload.

Als u het logo wilt wijzigen, dan herhaalt u bovenstaande stappen. Wilt u het logo verwijderen, dan klikt u op Verwijderen.

Bevindingen

Types

Bevindingen kunnen toegewezen worden aan vooraf gedefinieerde types, zoals Afwijking en Restpunt. Deze types definieert u hier.

  1. Klik op Nieuw.
  2. Voer de Naam van een bevindingstype in, zoals Afwijking of Restpunt.
  3. Klik op Opslaan.
  4. Het bevindingstype is opgeslagen.

Bevindingen

Tijdens de opmaak van een touchform kan ingesteld worden of een app-gebruiker wel of geen bevindingen kan toevoegen aan een registratie. Zowel de algemene bevindingen als de bevindingen op vraagniveau hebben wat dit betreft een standaardinstelling. Deze kan hier eventueel aangepast worden. De standaardinstelling geldt alleen voor touchforms die aangemaakt worden op bedrijfsniveau. Hij wordt niet gekopieerd naar nieuwe projecten.

  1. Klik op Bewerken.
  2. Pas een of beide instellingen aan.
  3. Klik op Opslaan.
  4. De wijzigingen zijn opgeslagen.

Locatietypes

Als u in uw projecten gebruik gaat maken van de locatieboom, dan kunt u hier de Locatietypes selecteren die u nodig heeft. Tijdens de opmaak van de locatieboom werkt u vervolgens alleen met de actieve locatietypes. De enige uitzondering hierop is het locatietype GPS.

  1. Selecteer een type waar u gebruik van gaat maken in uw projecten en klik op Activeer.
  2. Herhaal stap 1 om andere types te activeren.

Rijwegsecties aanmaken

Als u gebruik gaat maken van het locatietype Rijweg, dan kunt u hier ook secties voor aanmaken. Dit gaat als volgt:

  1. Selecteer locatietype Rijweg.
  2. Klik op Nieuw in het detailoverzicht dat rechts verschijnt.
  3. Voer de Naam in van een sectie, zoals Redresseerstrook of Vluchtstrook.
  4. Klik op Opslaan.
  5. De sectie is opgeslagen.

U kunt meerdere secties aanmaken.

Frequenties

In de tab Frequenties kunt u frequentiegroottes configureren. Deze groottes worden gebruikt om aan te geven hoe vaak een werkpakketactiviteit uitgevoerd moet worden. Enkele veelgebruikte frequentiegroottes zijn stuk(s) en tijdseenheden, zoals uur, dag en week.

  1. Klik op Nieuw.
  2. Voer de Naam in van een grootte, zoals Dag, Maand, Stuk(s), Uur.
  3. Klik op Opslaan.
  4. De frequentiegrootte is opgeslagen.

U kunt meerdere frequentiegroottes aanmaken.

Projectfasen

Projectfasen worden gebruikt bij de opmaak van werkpakketten in de werkpakkettenboom. Werkpakketten kunnen worden toegewezen aan een projectfase. Dit is optioneel. Bij het aanmaken of bewerken van een fase kunt u iedere keer kiezen uit vier standaard projectfasen, namelijk Schets, Ontwerp/Engineer, Realisatie en Beheer & Onderhoud. Elke fase die u toevoegt dient voorzien te zijn van een Titel en een Afkorting.

  1. Klik op Nieuw.
  2. Voer een Titel in.
  3. Voer een Afkorting in.
  4. Kies een Standaard projectfase.
  5. Klik op Opslaan.
  6. De projectfase is opgeslagen.

Werkmaatschappijen

In Gappless kunt u gebruikers en projecten toewijzen aan een Werkmaatschappij. Deze werkmaatschappijen beheert u hier.

  1. Klik op Nieuw.
  2. Voer de Naam in van een werkmaatschappij.
  3. Voer eventueel een Toelichting in.
  4. Klik op Opslaan.
  5. De werkmaatschappij is opgeslagen.

U kunt meerdere werkmaatschappijen aanmaken.

Beveiliging

Zet in deze tab multifactorauthenticatie (MFA) aan voor alle gebruikers. Het voegt een extra beveiligingslaag toe tijdens het inloggen waardoor accounts beter beschermd zijn. Zodra een gebruiker probeert in te loggen met zijn gebruikersnaam en wachtwoord wordt er per e-mail een verificatiecode verstuurd. Deze code is nodig om succesvol in te kunnen loggen. De code is 10 minuten geldig.

  1. Klik op Bewerken.
  2. Selecteer de optie Multifactor via e-mail verplicht.
  3. Klik op Opslaan.
  4. MFA is ingeschakeld voor alle gebruikers.

Onderstaande tabs zijn optioneel en worden alleen weergegeven als de functionaliteit beschikbaar is in uw omgeving.

Integratie

De projecten in Gappless kunnen gekoppeld worden aan externe systemen, zoals Relatics en SharePoint. Hierdoor kan er data verstuurd worden vanuit Gappless naar een extern systeem en andersom. Om een koppeling tot stand te brengen dient er o.a. een Geheim aangemaakt te worden. Dit doet u in de tab Integratie in het betreffende project of hier op bedrijfsniveau. Met het aanmaken hiervan wordt er een Integratie ID en een Sleutel (Client ID en Client Secret) gegenereerd. Deze worden gebruikt in het externe systeem, zodat er via Gappless Connect (de API) een koppeling tot stand gebracht kan worden.

  1. Klik op Nieuw.
  2. Geef het nieuwe geheim een Omschrijving (bijv. de naam van het externe systeem).
  3. Zet de Status op Actief (standaard geselecteerd).
  4. Zet het Geheimtype op Projectgeheim (standaard geselecteerd).
  5. Selecteer het Project waar u een koppeling voor wilt opzetten.
  6. Klik op Opslaan.
  7. Een Integratie ID en een Sleutel worden nu gegenereerd.
  8. Klik op Sluiten.
  9. Het geheim is opgeslagen.

Bewerken

Om de Omschrijving en de Status van een geheim te bewerken klikt u op Bewerken. De status kan aangepast worden naar Actief of Inactief. Voor dataoverdracht dient de status op Actief te staan. Om een geheim te verwijderen klikt u op Verwijderen.

Rapportage-templates

In de tab Rapportage-templates kunt u een template document voor uw gehele Gappless webomgeving selecteren. Deze templates worden beheerd op bedrijfsniveau. Als u hier een template selecteert, dan zullen alle PDF en Word exports die u in de projecten maakt van registraties gegenereerd worden volgens de opmaak van dit template.

  1. Klik op Bewerken.
  2. Selecteer een Rapportage-template.
  3. Klik op Opslaan.
  4. Het rapportage-template is opgeslagen.

Let op! Templates kunnen op meerdere locaties geselecteerd worden. Als er ook een template geselecteerd is op een andere locatie, zoals een bedrijfsactiviteit, een project of een projectactiviteit, dan zullen registraties die daaraan gerelateerd zijn op basis van dat template geëxporteerd worden.

Meldingen

In de tab Meldingen kunt u responseduren en meldingtypes configureren.

Responseduur

Een responseduur dient geselecteerd te worden tijdens het aanmaken van een melding in een project. Een responseduur wordt na selectie automatisch opgeteld bij de startdatum van de melding en genereert een deadline voor de ontvanger van de melding.

  1. Klik op Nieuw.
  2. Vul de Duur (een getal) in.
  3. Kies een Eenheid.
  4. Vink Urgent aan als dit van toepassing is op de responseduur die u aanmaakt.
  5. Klik op Opslaan.
  6. De responseduur is opgeslagen.

U kunt meerdere responseduren aanmaken.

Meldingtypes

Bij het aanmaken van een melding dient er ook minstens één meldingtype geselecteerd te worden. Deze types configureert u hier. Standaard zijn er 12 types beschikbaar. Deze kunnen bewerkt of verwijderd worden. Daarnaast is er de mogelijkheid om nieuwe types aan te maken:

  1. Klik op Nieuw.
  2. Vul de Naam in.
  3. Klik op Opslaan.
  4. Het meldingtype is opgeslagen.

Ga door naar de volgende stap Bedrijfsactiviteiten aanmaken.