Activiteiten

Inhoud

Bedrijfsactiviteitenboom

De boom De tabel
Activiteiten boom Activiteiten tabel

In de Bedrijfsactiviteitenboom kunnen alle activiteiten beheerd worden die door uw bedrijf uitgevoerd worden. Aan deze (gestandaardiseerde) activiteiten zijn de touchforms gekoppeld. De weergave is een boomstructuur welke handig is voor het opstellen van relaties tussen activiteiten. U kunt verschillende niveaus aanbrengen in de boom door gebruik te maken van activiteitcategorieën. Daarnaast worden de activiteiten in een tabeloverzicht weergegeven.

Het voordeel van het beheren van uw activiteiten op bedrijfsniveau is dat u deze boom heel eenvoudig geheel of gedeeltelijk kunt toevoegen aan de projecten op projectniveau. Op deze manier kunnen projecten in een veel kortere tijd ingericht worden dan wanneer er in elk nieuw project een nieuwe boom met activiteiten opgetuigd zou moeten worden.
Daarnaast hebben bedrijfsactiviteiten die toegevoegd zijn aan de activiteitenboom in projecten standaard een koppeling met de moederactiviteit op bedrijfsniveau. Dit zorgt ervoor dat wanneer de activiteit op bedrijfsniveau aangepast wordt (bijvoorbeeld door een wijziging van de naam of door het toevoegen van een nieuwe versie van het gekoppelde touchform), de activiteit ook automatisch aangepast wordt in alle projecten waar hij aan toegevoegd is. Op deze manier kunnen (gestandaardiseerde) activiteiten in één keer overal aangepast worden.
U kunt om deze redenen de bedrijfsactiviteitenboom zien als uw hoofdbibliotheek van activiteiten.

Voor meer informatie over het aanmaken van bedrijfsactiviteiten en (sub)activiteitcategorieën gaat u naar het artikel Aan de slag > Bedrijfsniveau inrichten > Bedrijfsactiviteiten aanmaken.

Detailoverzicht

In het detailoverzicht van een activiteit bevinden zich verschillende tabs. De inhoud van deze tabs is hieronder beschreven.

Actief

In de tab Actief ziet u de status van een bedrijfsactiviteit, kunt u de gegevens van een activiteit bewerken en kunt u het onderliggende touchform beheren (zie plaatje links). Om de gegevens te bewerken klikt u op Bewerken en daarna op Opslaan om de wijzigingen op te slaan. De tab bevat de volgende velden:

Naam

Hier wordt de Naam van een activiteit getoond. Dit veld is verplicht. Wanneer u de naam van een bedrijfsactiviteit wijzigt, dan zal deze ook automatisch aangepast worden voor de activiteiten in projecten die een sterke relatiestatus hebben met de bedrijfsactiviteit.

Omschrijving

In het veld Omschrijving kunt u informatie toevoegen aan een activiteit. Wanneer u de omschrijving van een bedrijfsactiviteit wijzigt, dan zal deze ook, net zoals de naam, automatisch aangepast worden voor de activiteiten in projecten die een sterke relatiestatus hebben met de bedrijfsactiviteit.

SABS ID

Het SABS ID is een uniek nummer dat iedere activiteit automatisch krijgt op het moment dat een activiteit toegevoegd wordt aan de bedrijfsactiviteitenboom. Een bedrijfsactiviteit die toegevoegd is aan een project toont dit veld ook. Zo kan de activiteit in het project herleid worden naar de moederactiviteit. Het ID wordt getoond in verschillende exports. Het ID kan niet gewijzigd worden.

Status

De status bestaat uit twee niveau’s, namelijk Concept en Actief. Een activiteit die nieuw aangemaakt is, start in de status Concept. U past de status aan naar Actief op het moment dat u:

  1. het onderliggende touchform wilt publiceren.
  2. een bedrijfsactiviteit toe wilt voegen aan een project.

Als de status eenmaal op Actief gezet is, dan kan deze niet meer aangepast worden.

Versiebeheer

In de tab Versiebeheer zijn de oude versies van het onderliggende touchform van een bedrijfsactiviteit opgeslagen. U kunt de opmaak van deze touchforms bekijken. Dit kan op de volgende manieren:

  1. Selecteer een touchform en klik op Openen. Het touchform opent in de Touchform editor.
  2. Selecteer een touchform en klik op Voorbeeld touchform. Het touchform opent in een nieuw venster en wordt in de opmaak van een registratie getoond. U heeft de mogelijkheid om hier een print van te maken.
  3. Selecteer een touchform en klik op Voorbeeld in app. Met deze functie kunt u het touchform in de mobiele app bekijken. Voordat u op deze knop klikt dient u ingelogd te zijn op de mobiele app met dezelfde gebruikersnaam als waarmee u ingelogd bent op het webportaal. Het touchform zal vervolgens in de mobiele app verschijnen.
    Deze functie is standaard niet zichtbaar en is alleen beschikbaar voor iOS apparaten. Als u gebruik wenst te maken van de functie, laat ons dit dan weten. Dan zetten wij de functie voor u aan.

Projecten

De tab Projecten geeft u een overzicht van de projecten waar een bedrijfsactiviteit aan toegevoegd is. Deze lijst kunt u exporteren naar Excel door op Naar Excel exporteren te klikken.

Rapportage-template

In de tab Rapportage-template kunt u een template document selecteren. Deze templates worden beheerd op bedrijfsniveau. Als u een template selecteert voor een bedrijfsactiviteit, dan zullen alle PDF en Word exports die u in de projecten maakt van de registraties van deze activiteit gegenereerd worden volgens de opmaak van dit template.
LET OP! Als er ook een template geselecteerd is op een andere locatie, zoals een project of een projectactiviteit, dan zullen registraties die daaraan gerelateerd zijn op basis van dat template geëxporteerd worden.
Deze tab is alleen zichtbaar als u over de module Rapportage-templates beschikt.

Voor meer informatie over de module Rapportage-templates gaat u naar het artikel Modules > Rapportage-templates.